HOẠT ĐỘNG QUẢNG BÁ VÀ TỔ CHỨC CÁC BUỔI LỄ
Hoạt động quảng bá và tổ chức các buổi lễ liên quan đến rất nhiều loại hình sự kiện, từ hội thảo, hội nghị, họp mặt hàng năm cho đến buổi ra mắt báo chí. Việc quản lí hoạt động quảng bá và tổ chức các buổi lễ là một lĩnh vực phổ biến của công tác PR và ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Cũng giống như hoạt động trưng bày và triển lãm, việc quản lí hoạt động quảng bá và tổ chức các buổi lễ thành công đã trở thành một công cụ mang lại hiệu quả PR rất lớn. Vì thế, công cụ này ngày càng được sử dụng thường xuyên và rộng rãi hơn.
Mặc dù hiện tại còn nhiều tổ chức, doanh nghiệp tiến hành lên kế hoạch, quản lí và triển khai các hoạt động này không hiệu quả và còn nhiều sai sót. Tuy nhiên, nhìn chung thì lĩnh vực hoạt động PR này đang được khai thác tích cực, và chuyên nghiệp hơn với sự xuất hiện ngày càng nhiều sự kiện phức tạp, được tổ chức và quản lí rất tốt.
ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC
Các địa điểm tổ chức các buổi lễ nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới, hội thảo, … ngày nay rất đa dạng và phong phú. Hoạt động xây dựng các trung tâm hội thảo đang bùng nổ mạnh mẽ trong những năm gần đây. Tại nhiều thành phố lớn, các địa điểm tại trung tâm được xây dựng với quy mô lớn để dành riêng cho các việc tổ chức các sự kiện. Nhiều thị trấn, thành phố nhỏ hơn đã xây dựng mới hay nâng cấp cơ sở vật chất ở những địa điểm tại trung tâm cũng nhằm mục đích này.
Song song đó, các khách sạn lớn cũng tham gia xây dựng những cơ sở vật chất và trung tâm hội thảo phục vụ cho việc tổ chức các sự kiện mà đa phần là mang tầm cỡ quốc tế hay khu vực. Thậm chí một số nhà hát, trường đại học, sân vận động, trường đua,… cũng được chú ý xây dựng và cải tạo cơ sở vật chất để trở thành các địa điểm phục vụ hội nghị và những sự kiện đặt biệt quanh năm, góp phần triển khai hoạt động quảng bá rất mạnh mẽ.
Do đó khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần xem xét một số vấn đề có liên quan. Bạn cần tìm hiểu câu trả lời cho những câu hỏi sau trước khi đi đến quyết định cuối cùng,
+Địa điểm đó có thích hợp cho sự kiện không?
+Địa điểm có thuận tiện và đễ đi lại không?
+Địa điểm có đủ lớn không?
+Địa điểm có đủ tiện nghi ăn ở không?
+Cơ sở vật chất nghỉ ngơi ở đó có phù hợp với đối tượng khách tham dự không?
+Ngoài ra, còn có những dịch vụ nào khác không, hoặc là tại ngay tại đó hoặc gần đó?
CHƯƠNG TRÌNH
Bất cứ sự kiện hay buổi lễ nào, dưới mọi hình thức, đều phải có chương trình; vì nếu không có chương trình, bạn sẽ không thể quản lý và điều khiển thành công được. Hơn nữa, nếu không có chương trình, hay nếu có nhưng lại là một chương trình đơn giản, thì những phái đoàn và các cá nhân tham gia sự kiện sẽ rất khó chịu và thất vọng, còn bạn sẽ không đạt được mục tiêu của sự kiện, thậm chí còn phải chịu những lời nhận xét, đánh giá xấu về mức độ chuyên nghiệp của bạn. Tùy theo bản chất sự kiện, một số chương trình đòi hỏi phải nghiêm túc, quan trọng; trong khi những chương trình khác lại được phép thân mật hơn.
Nguồn: www.tochucsukien.com
