Sân khấu được coi là trung tâm của không gian sự kiện trong nhà, nơi diễn ra các hoạt động hoặc những hoạt động chính của sự kiện. Sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của tổng thể không gian trong nhà và loại hình sự kiện được tổ chức. Chúng luôn luôn bảo đảm hài hòa với nhau.

Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng, nó có thể giúp sự kiện thành công, cũng có thể làm hỏng sự kiện. Do vậy khi lựa chọn địa điểm, Công ty  tổ chức sự kiện cần chú ý một số vấn đề dưới đây.

Từ lâu, hội thảo là công cụ được ưa dùng nhất trong cả khu vực tư nhân lẫn khu vực nhà nước cho những vấn đề cần sự đóng góp và phát huy ý kiến tập thể. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải hội thảo nào cũng thành công hay đảm bảo được tinh thần chia sẻ ý kiến của tập thể.

Các nội dung sau đây sẽ được quán triệt trong thiệp mời:

• Số Khách được mời
• Tên sự kiện
• Mô tả sự kiện
• Ngày

  ---

Ngoài việc tự tổ chức triển lãm thương mại, bạn cũng có thể sử dụng một doanh nghiệp chuyên về tổ chức các sự kiện, đặc biệt là triển lãm thương mại để tối đa hóa thời gian của bạn tại buổi triển lãm.
Bằng việc sử dụng một đơn vị tổ chức triển lãm, bạn có thể có những lợi thế:

Nhà tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu hỏi trước mỗi sự kiện: Ai là khách mời mục tiêu? Ai sẽ là người lên danh sách khách mời? Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng đúng người mà mình muốn được mời vì sự kiện được tổ chức không phải là chổ cho tất cả mọi người. Nếu gửi giấy mời tới một người nhất định nào đó, Nhà tổ chức phải đảm bảo rằng họ đã nói đầy đủ nội dung ở trong giấy mời và giấy mời có khả năng được chuyển đi được hay không?

Bố trí sắp đặt trong phòng tổ chức sự kiện mang tính khoa học và sự kiện. Cách bố trí thể hiện phần nào nội dung hoạt động sự kiện.

Đón tiếp và đăng ký: đây là hoạt động không thể thiếu, có người đứng hướng dẫn khách đến khu vực gửi đồ và khu vệ sinh. Nhân viên phải mặc đồng phục hoặc thẻ đeo trên người nhằm giúp khách dễ nhận biết.

Mặc dù vấn đề này còn được đề cập rải rác ở một vài chương khác song ở đây chúng ta sẽ giải quyết vấn đề cơ bản của chọn ngày. Khi chọn ngày tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần tính toán tới các ngày lễ hội lớn, những ngày lễ tôn giáo, kỳ nghỉ học kỳ, nghỉ cuối tuần dài, các sự kiện thể thao, các sự kiện văn hóa, xã hội quan trọng khác và những vấn đề khác.

Hãy xem xét kỹ những dịch vụ nào đã có và nhu cầu của sự kiện về những dịch vụ gì? Rất nhiều dịch vụ sự kiện cần và những khách tham quan hội nghị cũng cần. Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày thì nhu cầu nhiều loại dịch vụ đặt ra đối với khách. Chẳng hạn như đánh giày, giặt là, thông tin liên lạc, dịch vụ văn phòng, phiên dịch, giữ trẻ, v.v… Cần nắm chắc được những dịch vụ nào cung cấp miễn phí (trong hợp đồng) và những dịch vụ nào phải thanh toán (thuộc chi phí phát sinh) trên cơ sở đó cân đối lại ngân sách xem sự kiện đảm nhận được những dịch vụ nào? Vấn đề này cũng cần thông báo để hướng dẫn tiêu dùng của khách tham dự. Tuy nhiên, Nhà tổ chức cần làm việc cụ thể với các cơ sở cung ứng có những giải pháp riêng đối với khách khi họ dùng dịch vụ bên ngoài danh mục dịch vụ miễn phí.

Việc quyết định ngày thích hợp là một yếu tố quan trọng đối với thành công của sự kiện. Ngoài việc đảm bảo hầu hết mọi người sẽ tham dự, Nhà tổ chức sự kiện còn phải xem xét nhiều yếu tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện. Cần lưu ý vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiện nào khác không. Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước khi hoàn tất kế hoạch của mình. Ở Việt Nam, thời gian từ thàng chín tới thàng giêng năm sau là cao điểm của mùa cưới.

Lối vào, ra ngoài của người tàn tật: Hãy xem ở lối vào cửa chính xe lăn có thể tới được không? Nếu có phải dành một lối để xe lăn thuận tiện đi lại. Tiếp đến là phòng công cộng và các khu dịch vụ nào xe lăn có thể đi được. Cần kiểm tra kỹ các vị trí đó. Cần làm việc với khách sạn để bố trí phòng cho khách ngồi xe lăn. Phải kiểm tra kích thước chiều rộng của phòng khách sạn có cho phép xe lăn đi qua hay không? Ngoài ra cần có phòng cho nhân viên trợ giúp khách tàn tật khi họ yêu cầu.

Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất bảo đảm cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết. Công ty tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí. Sử dụng lịch trình: dùng lịch và khởi đầu từ ngày tổ chức sự kiện, tính lùi trở lại, kiểm tra lại các hạng mục công việc phải làm. Lồng ghép dòng chảy công việc vào dòng chảy thời gian, ta có được lịch trình khá đầy đủ. Cần chú ý là có rất nhiều yếu tố chi phối tới kết quả của tổ chức sự kiện.

Khách từ điểm đỗ xe, điểm tập kết tới nơi tổ chức sự kiện, bắt đầu tham gia các hoạt động sự kiện. Hàng loạt vấn đề được đặt ra cần phải giải quyết để giành sự hài lòng của khách từ phút đầu và bảo đảm cho sự kiện thành công.

Khu vực tổ chức sự kiện: Sự kiện được tổ chức tại một vị trí cụ thể nào đó như: hội trường lớn của trung tâm hội nghị Thành phố, phòng họp số 3 Cung Văn hóa Lao Động Hà Nội, v.v… Những nơi đó thực hiện các nội dung của hoạt động sự kiện.

Thậm chí nếu quan chức trong chính phủ nước bạn được mời đến tham dự một sự kiện ở bên ngoài, bạn cũng cần xem xét tất cả yếu tố liên quan đến việc tham dự của quan chức đó, kể cả giấy mời và tài liệu gửi báo chí trong đó nói đến việc tham dự của quan chức đó.

Những quyết định cụ thể trực tiếp trong địa điểm giải quyết những mâu thuẫn nội tại của địa điểm, đáp ứng được yêu cầu của sự kiện về một địa điểm cụ thể. Sức chứa của phòng tổ chức: nhà tổ chức phải biết sức chứa hợp lệ của căn phòng và tuân theo đúng quy định. Có thể phát thiếp mời nhiều hơn và theo các thời điểm khác nhau. Chẳng hạn, buổi sáng riêng, buổi chiều riêng và buổi tối riêng.

Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực hiện đối với tất cả các sự kiện mà người phát ngôn báo chí sẽ tham dự, nhưng đặc biệt đối với những sự kiện như chuyến thăm của nguyên thủ quốc gia hoặc cuộc họp của một vài bộ trưởng ngoại giao.

Khách sạn và trung tâm hội nghị: Đây là loại địa điểm thường được chọn để tổ chức sự kiện. Cả hai loại này đều là những địa điểm tốt song mỗi loại có những lợi thế riêng, chi phí cũng khác nhau và chi phối nhiều đến ngân sách của tổ chức sự kiện.

Bạn đánh giá: 4 / 5

Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo.

Sự phù hợp với nội dung hoạt động của sự kiện. Công ty tổ chức  sự kiện phải hình dung được mọi hoạt động của sự kiện, từ đó có cái nhìn tổng quát về những thứ cần phải đưa vào. Những hoạt động cụ thể của sự kiện đòi hỏi phải có vị trí thích hợp. Để giải quyết được vấn đề này, chúng ta tiến hành lập bảng  nội dung về các hoạt động sự kiện theo thời gian, và những yêu cầu của các hoạt động đó.