Việc
lập kế hoạch chu đáo cần được thực hiện đối với tất cả các sự kiện mà
người phát ngôn báo chí sẽ tham dự, nhưng đặc biệt đối với những sự
kiện như chuyến thăm của nguyên thủ quốc gia hoặc cuộc họp của một vài
bộ trưởng ngoại giao.
Bước đầu tiên là chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.
Sau đó, quyết định về chủ đề của sự kiện:
- Mục đích của sự kiện là gì?
- Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?
- Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
- Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện.
- Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?
- Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?
- Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
- Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Sự kiện càng lớn thì càng phải đến sớm hơn – ví dụ với một chuyến thăm ở cấp nhà nước, có thể là vài tuần trước; với một cuộc họp khoảng nửa giờ giữa các bộ trưởng là một giờ trước đó. Nhưng luôn phải có người của bạn có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những thay đổi vào phút chót.
- Hãy chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, và các bài báo liên quan đến những vấn đề này.
- Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên.
- Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.
Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức.
