Cơ sở lý thuyết về tổ chức bắt nguồn từ một ý tưởng trong ngành sinh học mang tên “hệ thống chung” của Ludwwing Von Bertalanffy. Ông cho rằng tất cả các thực tế, xã hội cũng như sinh học, được cấu thành để đương đầu với sự tượng tác năng động giúp duy trì sự sống. Xuất phát từ đó các nhà nghiên cứu truyền thông đã nghiên cứu nó trong bối cảnh rộng hơn.


Cở sở lý thuyết của quan hệ công chúng xuất phát từ nhiều ngành học khác nhau. Quan hệ công chúng là sự quản lý môi trường có tổ chức nên nó liên quan đến cơ sở lý thuyết tổ chức và quản lý. Ngoài ra do nhân tố cơ bản trong hoạt động quan hệ công chúng là các hoạt động công chúng nên nó còn dựa trên cơ sở lý thuyết chính trị. Bên cạnh có thể áp dụng cơ sở lý thuyết truyền thông do hoạt động QHCC diễn ra trong các tổ chức hay giữa các tổ chức với nhau. Trong cơ sở lý thuyết truyền thông thì lý thuyết từ nghệ thuật thuyết phục là phù hợp nhất.
Phần lớn các hoạt động công chúng đều mang tính xã hội và liên quan tới hoạt động xã hội. Hoạt động quan hệ công chúng tác động nhiều mặt tới xã hội và đó là một trong những lĩnh vực tác động trực tiếp tới xã hội. Do vậy các nhà QHCC đã định hướng hoạt động phải tác động tích cực vào xã hội.
Thông thường, người ta quy cho quan hệ công chúng ba chức năng:
Quan hệ công chúng kéo theo nhiều hoạt động. Sự tham gia của mọi người trong hoạt động công chúng và sự xác nhận tiếp theo là họ ở trong lĩnh vực QHCC thường dẫn tới sự hiểu lầm về quan hệ công chúng. Những hoạt động liên quan tới quan hệ công chúng gồm:
Cần phân biệt rõ: việc nộp báo cáo và mâu thích hợp là chức năng của giám đốc tài chính nhưng việc viết những thông tin kèm theo và phân phát nó là bộ phận quan hệ với các nhà đầu tư thuộc hoạt động của quan hệ công chúng. Quan hệ với các nhà đầu tư là công việc khó, là ngành mạo hiểm và chỉ phạm sai lầm nhỏ cũng phải gánh nhận những hậu quả tồi tệ.
* Các tổ chức phi lợi nhuận. Các tổ chức phi lợi nhuận thường có mức lương thấp nhưng tạo cho những người làm QHCC những điều kiện thuận lợi và những cơ hội chọn lựa.