Thông điệp là gì ? Hỏi như thế cũng giống nhưhỏi "Bầu trời là gì ?”. Tất cả chúng ta đều quen thuộc với khái niệm này đến nỗi
không cần giải thích. Nhưng nếu bạn có nhiệm vụ tạo ra một bầu trời đẹp hơn thì
bạn phải hiểu biết nhiều hơn một chút về cái mà mình đang xử lý. Tương tự đối với
truyền thông, chúng ta cần biết phải thế nào là một thông điệp trước khi nghĩ đến
làm thế nào để tạo ra một thông điệp hiệu quả hơn !
Toàn bộ mục đích của giao tiếp là để chuyểntải thông điệp giữa mọi người với nhau. Đây là một quá trình liên quan đến cả
người gửi lẫn người nhận thông điệp. Quá trình này cũng có điểm sai lệch của
nó, khi các thông điệp bị một hoặc nhiều bên liên quan hiểu sai, dẫn tới sự nhầm
lẫn không cần thiết. Trong thực tế thông điệp chỉ đạt hiệu quả giao tiếp thật sự
khi cả người gửi và người nhận đều có cách hiểu giống nhau.
Vì thế, nếu bạn không thể hiện được suynghĩ hay ý tưởng của mình một cách hiệu quả, rấtcó thể sợi dây giao tiếp cuả bạn sẽ đứt đoạn và cản trở bạn tiến tới mục tiêu
Những điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng vẫn cần nhắc lại rằng truyền tải thông điệp là một việc hết sức quan trọng trong hoạt động PR. Bạn phải hiểu được thông điệp của mình là gì, bạn muốn gửi thông điệp đó đến những ai và làm thế nào để thông điệp đó được hiểu theo đúng như ý bạn muốn.
Các rào cản giao tiếp có thể xuất hiện ở bất kỳ mắt xích nào cùa quá trình giao tiếp, bao gồm người gửi, thông điệp, kênh truyền tin, người nhận, phản hồi do đó mục tiêu của bạn là giảm thiểu tần suấtphát sinh rào cản bằng cách tiến hành truyền thông thật rõ ràng, súc tích, chính xác và được chuẩn bị chu đáo.
Người gửi - Thông điệp - Kênh truyền tin - Người nhận - Phản hồi
Chúng ta hãy tìm hiểu từng mắt xích trong quá trình này:
- Người
gửi
Để đạt được hiệu quả cao trong giao tiếp, trước tiên bạn phải thể hiệnđược uy tín cá nhân, Điều đó liên quan đến kiến thức chuyên môn của bạn, đối tượng truyền thông và bối cảnh mà trong đó thông điệp sẽ được gửi đi. Bạn cũng phải hiểu được đối tượng truyền thông của mình, nếu không muốn gửi đi những thông điệp không phù hợp, hoặc thông điệp của bạn bị hiểu nhầm.
- Thông
điệp
Hãy xem xét bản thân thông điệp, Những hình ảnh giao tiếp bằn văn bản, lờinói hay phi ngôn ngữ đều bị ảnh hưởng bởi giọng điệu của người gửi, phương pháp tổ chức, giá trị của các lý lẽ, nội dung được chuyển tải và cả những gì không được đề cập đến, chẳng hạn như phong cách cá nhân trong giao tiếp. Các thông điệp cũng chứa đựng yếu tố trí tuệ và cảm xúc, trong đó phần trí tuệ cảm xúc giúp ta lập luận, còn phần cảm xúc cho phép chúng ta thể hiện sức hấp dẫn, với mục tiêu cuối cùng là tạo nên thay đổi trong suy nghĩ và hành động của người nhận.
- Kênh truyền tin
Các thông điệp được truyềnđạt thông qua nhiều kênh:”thông điệp bằng lời” thì có thể là những cuộc gặp mặt trực tiếp, các cuộc phỏng vấn, trao đổi qua điện thoại và truyền hình;còn “thông điệp bằng văn bản” thì có thư, thông cáo báo chí, email, tin nhắn và các báo cáo.
- Người
nhận
Khi gửi thông điệp, chắc chắn bạn mong đợi người nhận sẽ có những hànhđộng, phản ứng nhất định nào đó. Tuy vậy bạn nên nhớ rằng khán giả của bạn bước vào quá trình giao tiếp với những ý tưởng và cảm giác sẵn có-những yếu tố chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến cả cách hiểu thông điệp lẫn phản ứng của họ. Bạn cần xem xét những điều này trước khi chuyển tải những thông điệp của mình để có hành động thích hợp nhất.
- Phản
hồi
khán giả sẽ cho bạn biết ý kiến và phản ứng lại thông điệp của bạn bằnglời nói hoặc hình thức phi ngôn ngữ. Hãy hết sức chú ý đến các phản hồi để đảm bảo rằng khán giả hiểu đúng về thông điệp của bạn.
Loại bỏ rào cản ở tất cả các bước
Đểtruyền tải thông điệp hiệu quả, bạn phải loại bỏ những rào cản tồn tại trong các bước của quá trình giao tiếp này. Hãy bắt đầu từ thông điệp. Nếu thông điệp củabạn quá dài, thiếu trình tự hoặc có sai sót, chắc chắn nó sẽ bị diễn giả nhầm và bị hiểu nhầm. Việc sử dụng ngôn ngữ bằng lời và ngôn ngữ cơ thể kém cũng có thể khiến thông điệp trở nên rối rắm.
Đưa ra quá nhiều thông tin trong một thời gian ngắn cũng dễ khiến mọi người hiểu nhầm thông điệp củabạn. Tốt nhất là bạn hãy lưu ý đến lượng thời gian mà người nhận sẽ dành cho mình, nhất là trong xã hội quá ư bận rộn hiện nay. Tiếp đến bạn cũng cần tìm hiểu văn hóa của các đối tượng khán giả để có thể trò chuyện và truyền tải thông điệp tới nhiều người khác nhau.
Tầm quan trọng của sự phản hồi
Ýkiến phản hồi của người nhận sẽ giúp bạn biết thông điệp của mình có đến được đúng người và hiểu theo đúng cách bạn muốn hay không.
Nếu chỉ đơn giản lưu lại thông điệp đã gửi đi thì chư đủ. Thậm chí vẫn là chưa đủ khi bạn tiến hành thăm dò để biết mọingười hiểu ý nghĩa của thông điệp ra sao và ấntượng của họ như thế nào, bởi vì vẫn còn thiếu động tác đo lường sự thay đổi hành vi và giá trị.
Mụctiêu lớn của chúng ta trong lĩnh vực này là tạo ra một quá trình giao tiếp hai chiều với những đối tượng chủ chốt thông qua hệ thống phản hồi thấu đáo. Điều này sẽ tiếp tục được đề cập trong các phần tiếp theo.
