Khi phát triển 1 kế hoạch truyền đạt, các nhân viên có được nói với những người xung quanh và những người khác không? Kết quả là kế hoạch truyền đạt bao gồm truyền đạt mạnh mẽ cả trong và ngoài. Xác định hệ thống tốt nhất để sử dụng: bản ghi nhớ, hệ thống truyền hình cáp các thiết bị đầu cuối máy tính, điện thoại,xác định người sẽ là thành phần tham gia chính trong 1 kế hoạch truyền đạt, và phát triển 1 hệ thống để kiểm tra các tuyên bố trước khi chúng được phổ biến qua các phương tiện thông tin đại chúng.
Các tuyên bố sẽ được phát ra bởi đội quản lý khủng hoảng. đội này sẽ được hướng dẫn của nhóm QHCC bên ngoài (khi bạn quyết định duy trì sự trợ giúp từ bên ngoài) và của nhóm tư vấn luật pháp của tổ chức. tách nhóm quản lý khủng hoảng khỏi các công việc kinh doanh hàng ngày bị giám đoạn. Công ty sẽ có thể bị phá hủy và không thể kiểm soát tình hình được. quản lý truyền đạt trong khủng hoảng không giống với bản thân việc quản lý khủng hoảng.Bổ nhiệm các thành viên của đội khủng hoảng như các thành viêc tìm hiểu thực tế - những người sẽ tìm ra sự thật. Tổ chức các sự kiện, giải quyết các dữ liệu mâu thuẫn, kiểm soát và hướng dẫn lượng thông tin đến các thành viên trong nhóm và người phát ngôn. Chỉ định 1 người đánh giá các tác động của khủng hoảng lên các công luận và điều hành phương cách thông tin từ tổ chức ảnh hưởng đến những công luận khác nhau và các phe phái trong những công luận này.
Bạn phải đưa cả nhóm tư vấn luật pháp vào tất cả các hoạt động lên kế hoạch bởi vì khi 1 khủng hoảng xảy ra, lời khuyên pháp lý và QHCC cho các nhà quản lý đứng đầu thường xung đột, nhóm tư vấn luật pháp có xu hướng khuyên “ không bình luận”, trong khi nhóm QHCC giục “ công khai”, các lý do sau cả hai xu hướng này được giải thích bởi những gì xảy ra, vì phía đối thủ nắm bắt từng lời, các luật sư có thể tin rằng tốt nhất là nên nói rất ít, công khai rõ ràng tạo ra rất nhiều khó khăn cho các luật sư mà đang cố gắng bảo vệ tổ chức. Là 1 nhà QHCC; bạn phải chấp nhận thực tế đó. Nhưng đồng thời, sự công khai của 1 tổ chức trong 1 khủng hoảng cũng tác động thuận lợi đến công luận, cho dù tình hình có bao gồm cả việc đưa ra hội đồng xét xử hay tòa án tối cao thì các biên bản lưu xảy ra trong môi trường công luận.
Các khủng hoảng Internet yêu cầu sự chú ý tức thì vì các nhà hoạt động trực tuyến có thể làm hỏng danh tiếng, uy tín của công ty, ảnh hưởng đến giá cổ phiếu, tạo ra sự mất tin tưởng giữa khách hàng với các nhà cung cấp, cách thức các nhà điều chỉnh với các thông tin sai sự thật, gây sự bất bình nội bộ tác động tinh thần của nhân viên, thậm chí gây ra kiện cáo, phản ứng mau chóng phải là 1 thông điệp nhanh nhưng sức súc tích tới tất cả các bản copy cho những người mà thông điệp sẽ tác động đến. bức email nên đưa các tài liệu làm bằng chứng qua các liên kết với thông tin hiện hành, chặn đứng các trò tinh nghịch điện tử kịp thời là quan trọng. Đó là lý do tại sao mà quản lý tốt bổ nhiệm người làm điều này.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - Tác giả: "Lưu Văn Nghiêm
