Đối phó với 1 khủng hoảng đòi hỏi khả năng quan sát mục tiêu-để duy trì sự tín nhiệm của công ty, và chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất không chỉ vì mức chính xác mà còn là duy trì sự tin tưởng. tài sản giá trị nhất mà người làm QHCC phục vụ cho tổ chức trong khủng hoảng là giúp quản lý hiểu được viễn cảnh của người phê phán hay đối thủ. Xu hướng của quản lý là là gạt vụ tấn công hay kẻ tấn công ra khỏi sự kiểm soát, điều đó không chỉ không có ích mà còn nguy hiểm.
Truyền đạt trước và trong khủng hoảng.
1 số kế hoạch về khủng hoảng là triệt để và toàn diện, nhưng chúng chưa bao giờ được truyền đạt, do vậy sẽ gạp nhiều khó khăn trong triển khai và thực hiện nếu khủng hoảng xảy ra. Một kế hoạch tốt nên bao gồm bản sự kiện dễ sử dụng và thông tin cơ bản.
Có 1 trang Web kín đáo trong mạng nội bộ của tổ chức được bảo vệ bằng mật khẩu, 1 cách để cung cấp trực tiếp với thông tin trong trường hợp xảy ra khủng hoảng, các dữ liệu trong phần này phải được cập nhật thường xuyên và hệ thống vì các khủng hoảng có thể đến bất ngờ, chúng được kích hoạt ngay khi khủng hoảng xảy ra. Trong phần này phải có bản hướng dẫn nội bộ về khủng hoảng với các chương trình hành động từng bước, 1 danh sách các thủ tục được gợi ý và tất cả các thông tin về dữ liệu được đề cập đến trong phần kế hoạch và dữ liệu. thêm vào đó, cần tạo ra 1 trang kín bên ngoài hoạt động như 1 kênh về khủng hoảng cho công chúng để có thể kích hoạt ngay, các khung cũng phải được chuẩn bị ở dạng chờ khích hoạt để tải lên khi cần. thông tin hiện tại và việc công bố tin có thể được bổ sung khi trang Web được kích hoạt.
Cần thực hiện các cuộc giao ban đều đặn với tất cả các nhà quản lý và giám sát có thể sẽ phải đối mặt với khủng hoảng để duyệt lại quy trình phản ứng với khủng hoảng và duy trì cơ chế tổ chức chặt chẽ. Trong một tổ chức với doanh thu cao, các cuộc họp tổng kết hàng quý có lẽ là phù hợp, 1 tổ chức với công việc ổn định và có hệ thống thông tin tốt nên tổng kết hàng năm, các tổng kết không chỉ làm quen, tập dượt các chương trình mà còn cho phép các nhà lập kế hoạch tổng kết các quy trình để đảm bảo là chúng thích hợp.
1 nguyên nhân dẫn đến việc lập kế hoạch cho khủng hoảng sớm là có các nhà quản lý tham gia vào việc giải quyết những công luận khác nhau trước khi 1 cuộc khủng hoảng xảy ra. Bạn có thể thay đổi cho các xu hướng của ban quản lý chần chừ bằng việc đưa ra các giả thuyết về các tác động như thế bằng cách khuyến khích sự sắm vai, trong các tổ chức như bệnh viện và các ngân hàng, các nhân viên nên được bồi dưỡng nghiệp vụ về phản ứng khủng hoảng vì khả năng họ sẽ phải đàm phán với 1 kẻ bắt con tin hay chống chọi khi bị làm con tin.
3 yếu tố chủ chốt thúc đẩy sự truyền thông thành công trong 1 khủng hoảng: 1) sự tồn tại của 1 kế hoạch truyền đạt như 1 phần của kế hoạch khủng hoảng tổng thể, cân nhắc có thể hạn chế các kênh thông thường; 2)khả năng sắp xếp ra 1 đội giải quyết khủng hoảng khi khủng hoảng xảy ra; 3) việc sử dụng 1 người phát ngôn duy nhất trong khủng hoảng.
