Gửi thư trực tiếp là loại hình hỗn hợp của thông báo và quảng cáo. Trong 1 số trường hợp nhất định (thư do các chính trị gia gửi đến), thư gửi trực tiếp có thể được coi như 1 hình thức thông báo, mặt khác những thư gửi trực tiếp cho tạp chí để tranh thủ sự ủng hộ cũng thường là quảng cáo, thư gửi trực tiếp cũng là 1 hình thức thông tin liên lạc không kiểm soát, .
Thông điệp có thể đưa ra bất cứ ý kiến nào miễn là nó không vi phạm pháp luật; có thể có độ lớn và hình dáng tùy thích miễn là cơ quan dịch vụ quảng cáo trên giấy khổ lớn chấp thuận, và nó có thể được gửi bất cứ khi nào chủ thể yêu cầu, các danh mục thư luôn sẵn sàng phục vụ bất cứ độc giả nào bạn mong muốn tiếp cận. Tuy nhiên thư gửi đi không có nghĩa là thông tin đã được nhận.
Hình thức gửi thư mới nhất hiện nay là gửi thư qua con đường điện tử-1 hình thức hữu hiệu cho những thông điệp “có thể biến mất” cần gửi đi nhanh chóng và trả lời nhanh. Những thư gửi trục tiếp qua mạng bị coi là thư “rác” đang trở thành nỗi phiền toái và phản hiệu quả.
Thư gửi trực tiếp theo kiểu truyền thống có giá trị đạo đức cao. Đó là lý do tại sao nó được đầu tư nhiều về hình thức và phương thức gửi nhiều thư 1 lúc. Người ta hy vọng rằng ít nhất 1 nỗ lực bỏ ra ít nhất cũng phải tiếp cận được 1 lượng độc giả nhất định.
Bản quy tắc chính trong quản lý thư gửi trực tiếp là:
- Phải xác định được mục tiêu của lá thư và tập trung vào mục tiêu đó.
- Hãy sử dụng danh sách thư gửi 1 cách chính xác. Nên nhớ từ tháng 12 tới tháng 2 là cả 1 khoảng thời gian có nhiều thay đổi trong công việc, nếu bạn không có thời gian kiểm tra tính xác thực của danh sách thì gửi thì thư gửi ở điểm này nên chủ yếu tập trung vào mục tiêu của thư, không tập trung vào cá nhân người nhận thư.
- Hãy viết 1 bản dự phòng giải thích rằng sản phẩm hay dịch vụ này thực sự dành cho người nhận thư.
- Hãy thiết kế sao cho hình thức thư phù hợp với hình dung của mọi người về sản phẩm hay dịch vụ mà bạn đang giới thiệu.
- Hãy biết chờ đợi để thực hiện hành động mà bạn mong muốn.
- Hãy nhắc lại nội dung và hãy gửi thư lặp đi lặp lại 2 hoặc 3 lần.
- Kiểm tra tất cả các thư gửi trực tiếp bằng cách kiểm tra những thư đề nghị và danh mục. kiểm tra để tìm ra xem đề nghị của bạn có hấp dẫn đối với khách hàng không. Hãy đưa ra nhiều đề nghị thay đổi nhau để đảm bảo rằng bạn có hình thức khuyến khích tốt nhất. Hãy chắc chắn rằng người nhận thư biết phải làm gì với đề nghị của bạn, hãy đưa ra những hướng dẫn đơn giản và rõ ràng. Hãy kiểm tra danh sách bằng thư mẫu để xem nó có chính xác không. Kiểm tra thư thậm chí số lượng có lên tới 1000 chi tiết. Đừng bao giờ bỏ qua những chi tiết trong thư.
3 tiêu chí quan trọng trong việc lên kế hoạch viết 1 bức thư: tính cấp thiết và các chi tiết về tài chính, tính cấp thiết của 1 lá thư là đặc trưng trong việc đánh giá thư trả lời; những chi tiết trong thư trử lời bị trì hoãn rất hiếm gặp. Gửi thư liên tục bằng hình thức thư nhắc nhở làm tăng cơ hội của bạn. Khía cạnh tài chính-khoản tiền bạn có thể chi trả-có ảnh hưởng tới hình thức và công việc gửi thư.
Thông thường việc trang trải cho các khoản đầu tư cho thư gửi trực tiếp được thực hiện nhiều hơn. Thành công nằm ở việc lựa chon danh sách gửi thư của bạn. Danh sách người nhận thư-được sắp xếp thứ tự theo địa chỉ-dễ tìm và không đòi hỏi chi phí nhiều nhưng không giữ được bí mật riêng tư và thường không chính xác. Nếu bạn gửi thư đến 1 khu vực nhỏ, bạn cần phải lấy danh sách theo niên giám điện thoại, theo thành phố, danh sách đặc biệt phải luôn sẵn sàng và sắp xếp theo tuổi tác, thu nhập, trình độ học vấn và tất cả những chi tiết nhỏ nhặt khác mà bạn muốn biết. nhiều công ty chuyên bán danh sách thành viên nên bạn có thể mua từ các công ty kiểu này, 1 số công ty lập danh sách theo hệ thống đăng ký tự động còn 1 số khác lại dựa trên tầng lớp xã hội để lập danh sách.
