Một số lãnh đạo cao cấp nhiều năm qua chưa được thử thách trong các tình huống mặt đối mặt mang tính gay gắt, 1 vậy họ rất cần 1 số bài tập dượt dưới hình thức phù hợp như tập hỏi đáp theo cách nói chuyện thông thường. cũng cần phải nhắc họ đối đáp sao cho phù hợp nhất trước đủ mọi tầng lớp công chúng, bao gồm giới báo chí công nhân, các ngành nghề, những người thuộc các tổ chức hiệp hội, người tiêu dùng, và rất nhiều thành phần xã hội khác nữa, những lãnh đạo cần phải suy nghĩ thật kỹ về những lời nói của mình và phải hình dung xem các tầng lớp công chúng khác nhau sẽ phản ứng như thế nào.
Dưới đây là 1 số điều lưu ý thêm cho những người làm QHCC:
- Đến tham quan trước các địa điểm sẽ diễn ra sự kiện, nếu có thể bạn hãy đưa ra ý kiến về cách bài trí địa điểm
- Vào ngày diễn ra sự kiện, bạn hãy đến sớm và lấy ra 1 chỗ sao cho có thể nghe và nhìn rõ mọi việc trước giờ bạn phải xuất hiện hoặc khách hàng hoặc lãnh đạo của bạn xuất hiện. Nhớ giữ thêm 1 chỗ cho đối tượng phóng vấn.
- Nếu bạn phải đọc bản chứng thực có độ dài hơn 2 trang thì hãy kèm 1 bản tóm lược lên trang đầu
- Nhớ mang theo 1 số bản chứng thực copy và các bài báo viết về vấn đề có liên quan để cung cấp cho bộ phận báo chí có mặt trong sự kiện.
- Học thuộc cách thưa gửi đối với những người làm nhiệm vụ.
- Ăn mặc chỉnh tề tạo cảm giác đứng đắn chững chặc
- ứng xử nhã nhặn lịch thiệp, nhưng luôn giữ chứng kiến của mình
- trước khi trình bày và trước khi kết thúc, hãy tỏ lời cảm ơn đối với vị trí chủ tọa vì đã cho bạn cơ hội được nói.
- Chuẩn bị đầy đủ danh thiếp để trao cho các phóng viên.
- Sắp xếp thời gian gặp gỡ các phóng viên sau khi kết thúc sự kiện.
Khi khách hàng hoặc lãnh đạo của bạn ra mắt báo chí cả 2 bên có thể đều có sự ngỡ ngàng với nhau. Nhưng người tỏ ra ngỡ ngàng nhiều hơn có lẽ là khách hàng hoặc lãnh đạo của bạn bởi vì trong công việc hàng ngày họ ít tiếp xúc với giới báo chí, hơn nữa 1 số người đã gặp chuyện không hay đối với bên phóng viên nhà báo, công việc của bạn trong trường hợp này là giúp các khách hàng hoặc lãnh đạo của mình vượt qua được giây phút khó khăn ban đầu đó, tạo 1 không khí thân thiện cởi mở cho tất cả các bên, 2 bước giúp bạn thực hiện tốt công việc này. Thứ nhất bạn phải tập dượt trước cho khách hàng hoặc lãnh đạo của mình làm quen với các vấn đề khả năng có thể xảy ra trong thực tế, bất kể vấn đề đó có phải là chủ đề chính của cuộc ra mắt sắp tới hay không. Hãy giúp họ hiểu rõ cách người ta ghi âm và phân tích phản ứng các thái độ như thế nào. 2 là bạn phải trực tiếp có mặt tại nơi diễn ra sự kiện để theo dõi tình hình biến chuyển theo hướng nào và khi cần thiết có thể kịp thời cung cấp thêm thông tin, lời giải thích hoặc hình ảnh minh họa, tóm lại là phục vụ bất cứ thứ gì cần thiết.
Họp báo và kết quả, nhìn chung, không nên tổ chức họp báo, nếu bạn chưa chắc chắn được những gì cần nói và đáng nói thì lại càng không nên tổ chức họp báo, tuy nhiên nếu có thể được thì bạn cứ cho tổ chức họp báo. Điều này là rất có lợi bởi sẽ chứng tỏ cho công chúng biết công ty của bạn không có điều gì phải che giấu. hãy tổ chức họp báo nếu có 1 nhân vật quan trọng nào tham dự nhưng đang trong tình trạng bân rộn và bạn biết rằng giới báo chí rất đang muốn gặp nhân vật này, bạn hãy phân các phóng viên báo in và các phóng viên phát thanh truyền hình ra thành 2 nhóm, tổ chức riêng cho mỗi nhóm 1 cuộc họp báo, tuy nhiên trên thực tế không dễ gì thực hiện được điều đó. Giả sử nếu bạn có thể tổ chức họp báo riêng như thế thì trước khi lên kế hoạch bạn cần kiểm tra lại xem mình có thể đáp ứng được tin bài đúng hẹn cho cả 2 bên hay không.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
