Một số tình huống câu hỏi được đưa ra cho lãnh đạo trong các cuộc phỏng vấn thực sự là không thể lường trước được để chuẩn bị trước, cho nên khi gặp các tình huống như vậy, các lãnh đạo cần có những câu trả lời hết sức ngắn gọn, chính xác rõ ràng và trung thực, và còn phải phù hợp với phong cách và trình độ của phóng viên phỏng vấn.
Nếu các lãnh đạo không thích thực tập phỏng vấn theo cách trên thì nhân viên QHCC đó chuyến sang cách khác yêu cầu các nhà lãnh đạo phải nắm chắc những thứ mà họ cho là hết sức vô bổ, và khi các lãnh đạo đồng ý thực hành thì bạn hãy bố trí hẳn 1 cuộc phỏng vấn như thật trong đó có nhân vật phóng viên hỏi, đưa ra thật nhiều câu hỏi mang tính khích bác chọc tức để các lãnh đạo làm quen trước khi đi phỏng vấn thật, 1 việc quan trọng nữa là hướng dẫn các lãnh đạo thể hiện cách thể hiện sự chăm chú lắng nghe các câu hỏi từ phía người phỏng vấn.
Khi lên kế hoạch cho buổi đi phỏng vấn, các lãnh đạo và những người phụ trách QHCC cũng cần phải chuẩn bị sẵn 1 số tài liệu phục vụ cho việc dẫn chứng, tốt nhất là chuẩn bị những tài liệu đã được nghiên cứu kỹ mang tính thời sự cao và có thể gây ấn tượng cho người nghe, cần chú ý là bên phóng viên lúc nào cũng trong tư thế săn lùng tin tức, vì vậy tốt nhất là hãy chuẩn bị sẵn 1 tin gì đó nóng hổi để tặng nhằm tạo sự hài lòng thân thiện. Nếu phóng viên cố tình hỏi sâu vào các lĩnh vực mang tính nhạy cảm cao thì tốt nhất hãy trả lời đúng sự thật, đừng tìm cách che giấu, những phóng viên có trình độ cao sẽ nhanh chóng nhận ra điều đó và sẽ rất rắc rối cho bạn sau này. Bạn đừng bao giờ giữ im lặng khi cuộc phỏng vấn đang được ghi âm. Sẽ tốt hơn rất nhiều nếu bạn cố gắng nói 1 điều gì đó tránh im lặng tỏ ý không có bình luận gì, 1 điều nữa bạn cũng cần lưu ý đó là phải bố trí làm sao để cho các phóng viên có thể liên lạc lại với các lãnh đạo khi họ cần xác minh thêm 1 vấn đề nào đó.
Cách tốt nhất để thành công trong buổi ra mắt báo chí là thực hiện thật tốt vai trò của mình, không được mắc lỗi trong buổi phỏng vấn, nếu có thì phải sửa ngay.
Vai trò của nhân viên QHCC trong các cuộc phỏng vấn đó vừa phải là trợ lý, người giúp việc, vừa là người đính chính, trong các cuộc phỏng vấn thật, yêu cầu nhà QHCC phải có những hỗ trợ hết sức tích cực, vai trò thành người đính chính yêu cầu nhà QHCC phải giải thích rõ hơn về các thông tin, những thuật ngữ kỹ thuật, cung cấp thêm thông tin phụ trợ, nhắc nhở lãnh đạo về những vấn đề mà lãnh đạo có thể chưa trả lời 1 cách thấu đáo, và nếu cần có thể can thiệp kéo dài thêm thời gian phỏng vấn. hãng Phillips Petroleum đã có lần cho sản xuất các tấm thiếp trên đó in những cái gọi là “luật vàng” khi làm việc với giới báo chí, và phát cho lãnh đạo của công ty mang theo vào những buổi thực tập trả lời phỏng vấn. Trong 7 luật vàng dành cho việc cư xử với giới báo chí, người ta thấy có 1 luật căn dặn rằng “hãy trả lời 1 cách ngắn gọn và trọng tâm. Hãy kiên nhẫn ngay cả khi phóng viên nóng nảy, chỉ trả lời khi được hỏi. Sự nín nhịn không phải lỗi của bạn. Nếu có lời nào sai thì sửa ngay” 1 luật nữa dặn rằng “không bao giờ trả lời các câu hỏi mang tính giả định, trả lời những câu hỏi dạng này có thể khiến bạn gặp nhiều phiền phức bởi sự suy diễn của dư luận.” và còn 1 lời khuyên rất bổ ích nữa là “ đừng bao giờ sử dụng cách nói mang hàm ý trừu tượng”.
Ghi âm các cuộc phỏng vấn thử để sửa lỗi, bạn cũng có thể thuê 1 huấn luyện viên chuyên nghiệp từ các hãng thông tấn đến giúp các lãnh đạo tập dượt cho các buổi phỏng vấn.
1 số lãnh đạo cao cấp nhiều năm qua chưa được thử thách trong các tình huống mặt đối mặt mang tính gay gắt, vì vậy họ rất cần 1 số bài tập dượt dưới hình thức phù hợp như tập hỏi đáp theo cách nói chuyện thông thường, cũng cần phải nhắc họ nên lưu ý đối đáp cho phù hợp trước đủ mọi tầng lớp công chúng, bao gồm các giới báo chí, công nhân các ngành nghề, những người thuộc nhiều các tổ chức hiệp hội, người tiêu dùng, và rất nhiều thành phần khác nữa. những lãnh đạo cần phải suy nghĩ kỹ thuật về những lời nói của mình và phải hình dung xem các tầng lớp công chúng khác nhau sẽ phản ứng với những lời nói đó như thế nào.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - Tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
