Thứ 4, bố trí khu vực truyền thông báo trí cách xa đường giao thông và những cuộc họp khác.
Thứ năm, bố trí phòng riêng cho các phóng viên làm nhiệm vụ phỏng vấn. in ấn và phát sóng. Bạn nên có 1 khu vực trang trí đẹp mắt dành riêng cho việc phỏng vấn của các đài truyền hình. 1 khu vực dành cho các phóng viên báo chí nói chuyện với công chúng. Nên trang bị nhiều ổ cắm điện trên tường và chuẩn bị nhiều dây điện cho đèn và các thiết bị điện tử khác.
Thứ 6 là lên kế hoạch chuển bị các thiết bị đặc biệt, các máy bay loại nhỏ và các xe truyền hình lưu động đã giúp cho việc tác nghiệp của các phóng viên truyền hình được thực hiện 1 cách dễ dành hơn trước rất nhiều, tuy nhiên bạn phải bố trí cửa ra vào đủ lớn để cho xe truyền hình có thể vào được bên trong tới khu vực báo chí, bạn cần tìm hiểu trước xem các phóng viên truyền hình yêu cầu phải bố trí các thiết bị điện tử như thế nào? Đã tính đến mọi khả năng sự cố xảy ra chưa. Bởi vì “ có cái tốt ắt phải có cái xấu” thì rất có thể trong thời gian diễn ra sự kiện sẽ xảy ra hiện tượng nổ cầu chì hoặc nguồn điện bị cắt… ngoài ra, ở các sự kiện lớn, bạn cũng phải chuẩn bị sẵn các thiết bị nâng-hạ tạo điều kiện sễ dàng cho các phóng viên tác nghiệp.
Thứ 7 đa số các phóng viên ngày nay dùng máy tính xách tay để gửi tin bài của họ trực tiếp về phòng biên tập thông qua đường cáp điện thoại để các phóng viên nối vào máy tính của họ. mặt khác bạn phải báo cho công ty điện thoại biết trước rằng bạn sẽ sử dụng các thiết bị truyền thông đã được bộ thông tin và truyền thông cấp phép. Đối với 1 số sự kiện, bạn có thể phải nhờ đến nhiều công ty điện thoại 1 lúc. Bạn phải chú ý làm tất cả các việc cần thiết như đã nêu ở trên với các công ty trước ngày diễn ra sự kiện.
Thứ 8 là bạn phải kiểm tra phòng biên tập tin đã có đủ những thiết bị sau đây hay chưa: a) điện thoại gọi nội hạt và điện thoại đường dài kém với mạng truyền thông giữa các thành phố với nhau để các cuộc liên lạc được thực hiện miễn phí, các thiết bị truyền thanh dành cho các phóng viên và các đường truyền trực tuyến luôn luôn trong điều kiện thông suốt; b) các máy photocopy; c)máy tính và máy in; d) bảng thông tin, đinh ghim giấy, bảng viết, bút dạ, lau bảng; e) bàn cá nhân hoặc bàn lớn có ghế tựa và đèn chiếu sáng; f) giá treo áo khoác và chỗ để giá treo;g) thùng đựng rác: h) giấy in và giấy photo, sổ ghi chép gáy xoắn, phong bì và bút chì; i) khăn giấy; k) máy quay dự phòng có đèn flash và nếu là máy quay không phải ký thuật số thì phải chuẩn bị thêm các cuộn phim, dây dẫn cho các máy tính, dụng cụ tinh vi để khắc phục nhanh các sự cố và các dụng cụ thô sơ như búa, kìm, tô vít hiệu philips nhiều kích cỡ khác nhau. Tốt nhất thuê thêm 1 thợ điện giúp đỡ.
Thứ 9, các phòng tối để tráng phim rửa ảnh dành cho những phóng viên không có máy quay kỹ thuật số và không mang theo phương tiện in tráng phim xách tay. Khu vực này cần có 1 mạng điện, hệ thống cấp nước, và các tấm rèm để chắn ánh sáng. Tốt nhất nên thỏa thuận trước về việc này với những người quản lý tòa nhà.
Thứ 10, việc phục vụ việc ăn uống cho các phóng viên nhà báo là 1 công việc bắt buộc, thực phẩm phải tốt để các phóng viên không phải rời vị trí làm việc để đi mua đồ ăn cho mình, đồ ăn tốt đến đâu phụ thuộc vào ngân sách của công ty dành cho vấn đề này và phụ thuộc vào đội ngũ phục vụ khu vực báo chí. Tuy nhiên ở các sự kiện lớn, bạn cũng có thể tổ chức tiệc đứng sau 1 ngày làm việc hoặc ở tiệc chiêu đãi cơm tối cho các phóng viên.
11, bạn phải bố trí khu vực vệ sinh sao cho thuận tiện và khu vực này luôn cần phải khóa, và để nhiều chìa khóa trong phòng truyền thông. Kiểm tra định kỳ độ sạch sẽ và sự ổn định của nguồn điện nguồn nước trong khu vực này.
12 để bảo vệ cho các thiết bị truyền thông, bạn chỉ nên cho phép những người nào có nhiệm vụ mới được vào khu vực này.
13, để đảm bảo cho công tác truyền thông đạt kết quả tốt, bạn hãy làm việc như 1 phóng viên hoặc 1 biên tập viên.
