Bộ tài liệu giới thiệu về sự kiện cũng cần được chuẩn bị, và đây là việc cần chuẩn bị kỹ nhất trong tất cả các hoạt động quảng bá. Ngày nay hầu hết các bộ tài liệu đều được thiết kế dưới dạng đĩa mền và được gửi trước đến những người có thể không tham gia được nhưng muốn viết bài về sự kiện. Các bộ tài liệu cũng cần chuẩn bị để phát tại nơi diễn ra sự kiện. bởi vì cần phải phù hợp với các đối tượng khác nhau như những người làm chuyên môn, những người dân bình thường, đồng thời cũng phải đáp ứng các hình thức quảng bá khác nhau như in ấn, phát sóng… nên các bộ tài liệu phải thiết kế làm sao đáp ứng được yêu cầu sử dụng.
Các bộ tài liệu cũng cần phải được điều chỉnh cho phảu hợp với cách thức chuyển phát, vì dụ nếu gửi qua bưu điện, bạn phải gửi kèm 1 bức thư giải thích tóm lược về sự kiện, dưới đây là 1 chi tiết cần thiết phải có trong 1 bộ tài liệu:
- Bản tin về công ty
- Bản tin về sự kiện
- Tiểu sử và hình ảnh của các lãnh đạo
- Tiểu sử công ty, và lý do tổ chức sự kiện
- Chương trình làm việc
- Danh sách đầy đủ về những người tham dự
- Tóm lược nội dụng sự kiện
- Tin bài minh họa cho sự kiện
- 1 trang riêng thông tin về sự kiện hoặc công ty
- Các logo, biểu tượng
- Thông tin về các tổ chức tài trợ
- 1 số công ty dịch vụ chuyển phát sẽ giúp bạn cung cấp chính xác các địa chỉ cần gửi và hỗ trợ việc chuyển phát chính xác kịp thời.
Bố trí khu vực thông tin. Việc quan trọng tiếp theo là phải bố trí cơ sở vật chất cho bên báo chí tring thời gian diễn ra sự kiện. Để làm tốt việc này, trước hết bạn ohair chuanar bị đầy đủ những thứ theo yêu cầu của các phóng viên nhà báo trong địa bàn; sau đó là chuẩn bị cho các phóng viên nhà báo ở ngoại tỉnh.
Bố trí cơ sở vật chất và các dịch vụ cần thiết cho khu vực tác nghiệp báo chí, và đảm bảo mọi điều kiện cho hoạt động này được thông suốt trong thời gian diễn ra sự kiện, bạn cần lưu ý rằng cơ sở vật chất mà bạn vừa bố trí là dành cho những người làm công việc thu phát thông tin phục vụ cho sự kiện, vì vậy bạn cần đặc biệt quan tâm xem những cơ sở vật chất đó có hoạt động tốt hay không. Nếu khu vực dành cho tác nghiệp báo chí xập xệ, vị trí không thuận lợi, thiếu nhân viên phục vụ, thì kết quả đưa tin sẽ rất không đạt yêu cầu, dưới đây là 1 số diều bạn cần làm nhằm đảm bảo cho hoạt động thông ti được diễn ra thông suốt:
Thứ nhất, chuẩn bị 1 bảng đăng ký làm việc dành cho các phóng viên tạ khu vực thông tin. Trong bản đăng ký đó phải có chõ để ghi tên của phón viên, tên cơ quan nơi phóng viên đó làm việc, số điện thoại và địa chỉ liên lạc của phóng viên.
Thứ 2 dùng giá đỡ để giữ cho các bộ tài liệu được ngăn nắp, cũng để tiện cho bạn theo dõi tình hình cấp phát tài liệu cần có ngăn để riêng các loại tài liệu khác nhau như tờ thông báo chương trình sẽ diễn ra trong ngày thời gian biểu cho các hoạt động, các tờ rơi, và các thông tin khác… tin bài hằng ngày thường điểm lại các hoạt động diễn ra hôm nay và tóm lược kết quả của các hoạt động diễn ra hôm trước, tất cả các thông tin cần được cung cấp 1 cách nhanh chóng cho các phóng viên nhà báo. Các thông tin cần thiết gồm có chỉ dẫn về cách tiếp cận đến nguồn thông tin tiểu sử các khách mời đặc biệt và tranh ảnh minh họa, và danh mục những nhân vật sẽ được phỏng vấn.
Thứ 3 cần lựa chon cho khu tác nghiệp báo chí 1 đội ngũ phục vụ nhiệt tình, thân thiện, và nhanh nhạy kịp thời đúng phẩm chất của ngành báo chí, số lượng phục vụ phụ thuộc vào quy mô của sự kiện, và nhu cầu truyền thông căn cứ vào những ghi nhận từ các sự kiện trước, cần 1 người thích hợp đứng ra phụ trách đội phục vụ truyền thông, người đó được coi là người cầm trịch, luôn có mặt mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra người này cần có khả năng giải quyết tình huống nhanh và khẩn cấp, phải biết nắm bắt cơ hội, đồng thời phải đủ lịch sự để cư sử với giới báo chí được cho là rất tinh tế, và đủ linh hoạt trong các mối quan hệ riêng tư
