Phản ứng trong nội bộ và bên ngoài khi có khủng hoảngMỗi khủng hoảng đòi hỏi các nhà quản lí sự bàn bạc quản lí ban đầu mà gặp mặt trực tiếp, hội ý qua điện thoại hay hội ý từ xa qua vệ tinh. Quan trọng là giữ các ghi chú tổng thể của cuộc họp này. Sau cuộc họp, bạn nên viết một bản tin đưa tin phản hồi, thông qua trước hết với quản lí trưởng và người ủy nhiệm của tổ chức. Bạn cần một thực tế được ghi chép lại đồng thời với tuyên bố của người phát ngôn. Dựa vào tình trạng của khủng hoảng mà bạn có thể cần triệu tập một họp báo. Nếu vậy, bạn phải chuẩn bị một danh sách các điểm bạn muốn nêu, và bạn phải chuẩn bị cho các câu hỏi của các phóng viên. Khi tin tức tiến triển, bạn sẽ đưa ra bản tin để thông báo cho tất cả công chúng. Một số có thể được đặt trên một hệ thống điện tử như trang web hay email.
Các trang web giúp trong việc quản lí những yêu cầu đối với thông tin. Truyền thông có thể cập nhật nhanh chóng với thông tin và các hình ảnh được số hóa. Những công luận quan tâm cũng tiếp cận với thông tin này có thể được đặt lên trang web thường xuyên hay một trang web kín đáo được kích hoạt và nối với trang chủ. Các nhân viên tiếp cận với thông tin đó cũng như thông tin đặc biệt có thể được đưa lên mạng nội bộ của họ.
Thường thì điện thoại cũng được sử dụng. Có thể cần có 800 số với một thông điệp được thu mà được cập nhật khi cần thiết, cũng như một cách để có một người trực tổng đài nếu cần.
Các sức ép với tình hình khủng hoảng sẽ giúp bạn truyền thông tự do như bạn muốn, nhưng tất cả những người phản ứng phải hiểu rằng các phản ứng không bao giờ nên sai lạc hay lừa dối một cách nào đó.Hầu hết những yêu cầu từ phía truyền thông, đặc biệt là các phát thanh viên vì họ cần đưa tin trực tiếp.Các nhà hoạt động QHCC gặp phải một số khó khăn khi làm việc với phương tiện truyền thông để truyền đạt sự thật của khủng hoảng. Các phóng viên quan tâm hơn đến những điều hiếm và bất thường, đặc biệt trong rủi ro truyền đạt.
Vụ khủng hoảng 11/9,là minh chứng mạnh mẽ của sự khó khăn trong việc sử dụng các kênh truyền đạt truyền thống, kênh truyền đạt mà thường bị khủng hoảng phá vỡ. Việc phá vỡ có thể là máy móc, có thể bắt nguồn từ các yêu cầu của khủng hoảng đối với các nhân viên quan tâm đến các chức năng truyền đạt. Trong trường hợp nào cũng cần nỗ lực hơn nữa để có được thông tin với các phương tiện thông tin đại chúng.
Đại diện truyền thông thường tìm kiếm thông tin xác thực về khủng hoảng, chủ yếu từ các nguồn chính phủ. Khi khủng hoảng xảy ra, những người có vị trí quyền lực thường tập trung giải quyết khủng hoảng. Vì vậy, họ hiếm khi thấy các giá trị của việc dành thời gian truyền đạt thông tin về khủng hoảng. Những liên quan đến khủng hoảng có thể là một sự hỗn hợp của các nhân viên chính phủ và phi chính phủ nên thực tế diễn ra rất lộn xộn, chức năng trùng lập chồng chéo.
Mặc dù mỗi nhóm tham gia có thể có các biện pháp truyền thông riêng của mình để đối mặt với các yêu cầu về thông tin của các phương tiện truyền thông một khi những nơi này bị thu hút bởi khủng hoảng. Tổ chức càng có kinh nghiệm giải quyết khủng hoảng thì phản ứng sẽ càng tốt.
Nguồn: www.Tochucsukien.com - Tác giả: Lưu Văn Nghiêm
