Lên kế hoạch và theo dõi
Cần sử dụng những dữ liệu thông tin nghiên cứu được để lên kế hoạch theo dõi những nội dung, vấn đề mà chương trình quan tâm. Thông thường có thể sử dụng bảng câu hỏi để so sánh nhóm công chúng của công ty với môi trường nhân khẩu chung của thị trường. Xác định những giá trị, ý nghĩa những dữ liệu của cuộc điều tra đối với công ty (nghiên cứu) và khách hàng của công ty đó.
Những dữ liệu trực tiếp điều tra thu nhập từ những đối tượng sẽ có ý nghĩa lớn đối với nghiên cứu vì nó xác thực, đúng nội dung nghiên cứu yêu cầu và có độ tin cậy chính xác cao. Để kết quả điều tra tốt, các nhà quản lý cần nắm rõ ngân sách, ngày điều tra phỏng vấn, cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện như thế nào? Trên mạng, điện thoại hay trực tiếp? Cách diễn đạt câu hỏi, số người được hỏi? Quy mô mẫu điều tra và quy mô mẫu điều tra bổ sung.
Khi tập trung vào dữ liệu điều tra cần chú ý tới nhóm người mà ta quan tâm. Xem xét vấn đề dân số trên giác độ nhân khẩu học như độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn v.v…Về tâm lý học nhóm người đó với sở thích cá nhân như lối sống, sở thích và yếu tố địa lý.
*Nhận biết xu hướng các vấn đề. Trong khi hoạch định và theo dõi cần biết công chúng đang suy nghĩ những vấn đề gì? Và làm những gì tương xứng với quy mô của công ty? Hoặc khách hàng của công ty ( công ty đặt hàng nghiên cứu quan hệ công chúng). Tiến hành nghiên cứu môi trường để hoạch định và thực hiện chiến lược, lên kế hoạch xây dựng tệp tin về thị trường đó.
Khi thực hiện chương trình quan hệ công chúng vẫn cần phải tính đến yếu tố môi trường để xem xét bất cứ điều gì có sự thay đổi, thực hiện tiếp cận nghiên cứu trên các khía cạnh khác nhau.
*Tìm hiểu công chúng yếu tố quyết định sự thành công của
quan hệ công chúng là phải hiểu được nhóm công chúng của công ty – đó là những khách hàng và những
người không phải là khách hàng của công ty nhưng đời sống vật chất và tinh thần
của họ gắn liền với khu vực thị trường mà công ty triển khai các hoạch động sản
xuất kinh doanh. Công chúng luôn có những mối quan tâm trái chiều, chẳng hạn
như sinh viên trong các trường đại học suy nghĩ và phản ứng không giống như các
thành viên trong hội đồng quản trị trong từng tình huống hoặc từng vấn đề cụ
thể ( ví dụ như vấn đề tăng học phí ). Điều đó nhắc nhở rằng dù công ty có dành
ưu tiên nhất định cho khối công chúng của mình song mỗi tình huống, mỗi vấn đề
cụ thể khác nhau thì mức độ ưu tiên cũng khác nhau. Để việc ưu tiên mạng lại
kết quả tương ứng ta phải biết khối công chúng đó biết những gì và nghĩ như thế
nào khi họ hiểu rõ những tình huống hoặc hiểu về công ty?
Công ty có hệ thống truyền thông mở sẽ tốt hơn đối với những công ty có hệ
thống truyền thông kép kín vì như vậy công ty tự cô lập mình ra khỏi công
chúng.
Không có công chúng tĩnh, công chúng phải được theo dõi ở trạng thái động. Thông điệp phải được soạn thảo riêng cho công chúng và phương tiện thông tin đại chúng cũng phải được chọn riêng để truyền tải thông tin đó.
*Phân tích phương tiện thông tin đại chúng. Các công ty cần phải biết công chúng của mình lấy thông tin ở đâu. Phân tích nội dung tin phương tiện thông tin đại chúng sử dụng sẽ rất hữu ích trong việc xác định công chúng nào có thể nhằm tới thông qua từng phương tiện thông tin đại chúng. Phân tích, quyết định bản tin nào, chương trình gì…là tốt nhất để truyền thông tới công chúng.
Khi thông điệp được truyền trên phương tiện thông tin đại chúng thì kết quả sẽ được đánh giá dựa trên hình ảnh, định dang kích cỡ và vị trí đặt thông điệp và khán giả tại 1 nơi nhất định. Ngoài những phương tiện thông tin nói chung, báo chí và tạp chí chuyên ngành có thể được phân tích.
Việc phân tích phương tiện thông tin đại chúng phải kiểm tra các bước: kiểm tra thông tin đầu vào của bản tin, sản phẩm thông tin thực tế, những nội dụng cụ thể nào được sử dụng, ở đâu và bao nhiêu người bị ảnh hưởng và hiệu quả của nó có thể xảy ra. Nghiên cứu điều tra bổ sung để đánh giá kết quả tin truyền cũng rất cần thiết. Chúng ta cần biết bao nhiêu người nghe được bản tin đó, cảm nhận và tin cậy bản tin đó tới mức nào? Hành động sau khi nghe bản tin đó ra sao? Công chúng sau khi nhận tin truyền và thay đổi theo bản tin đó được xem như hiệu quả của bản tin đó.
Thông tin công chúng của phương tiện thông tin đại chúng. Các công ty phương tiện truyền thông nhgiên cứu phục vụ cho kế hoạch marketing và những kế hoạch kinh doanh khác cho riêng mình. Những phần dành cho khách hàng phương tiện thông tin đại chúng là nghiên cứu quảng cáo, khán thính giả của những phương tiện truyền thông đại chúng là những nhóm công chúng được phân bố trong khu vực không gian rộng. Để quyết định sử dụng phương tiện truyền thông nào, ta đều phải tìm hiểu nhóm công chúng của phương tiện đó về quy mô, trình độ, về không gian sống ….1 số báo và tạp chí đã tự quảng cáo cho mình về thông tin, về số ấn bản bán ra .v.v…
Một số tờ báo tiến hành điều tra số lượng độc giả. Qua đó ta có thể biết được ai đọc, đọc phần nào của tờ báo và tần suất đọc, từ đó cho ta thấy những yếu tố tâm lý học.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
