Những vấn đề thuộc công nghệ nghiên cứu.
Nguồn tài liệu, lưu trữ và khôi phục tài liệu, xác định ngân sách
*Ngân sách là vấn đề tiên quyết của nghiên cứu QHCC. Xác định ngân sách phải căn cứ vào những cơ sở sau:
- Mục đích và nội dung nghiên cứu. Chương trình nghiên cứu nhằm đạt mục đích gì? Những nội dung gì cần được nghiên cứu? và nghiên cứu tới mức độ nào? Từ những vấn đề đó có thể dự kiến được ngân sách cho những hoạt động đó.
- Phạm vi nghiên cứu rộng hẹp cũng chi phối ngân sách. Cần xác định rõ phạm vi nghiên cứu trên địa bàn nào. Những nội dung gì và với thời gian bao lâu? Phạm vi nghiên cứu rộng, thời gian dài chi phí sẽ cao. Điều dễ nhận thấy rằng trong thời kỳ khoa học công nghệ bùng nổ. Quan điểm đánh giá của công chúng luôn thay đổi đòi hỏi phải có phạm vi nghiên cứu công chúng rộng và thời gian diễn ra liên tục. Tuy nhiên trong những trường hợp cụ thể việc nghên cứu lại phụ thuộc vào khả năng ngân sách của công ty. Công ty có ngân sách tới mức nào thì triển khai nghiên cứu tới mức ngân sách cho phép.
* Xác định nguồn tài liệu. Tùy theo yêu cầu và nội dung nghiên cứu để định hướng nguồn tài liệu. Việc tìm kiếm dữ liệu bắt đầu từ tài liệu lưu trữ của 1 tổ chức nào đó, tài liệu phải được tập hợp và lưu trữ tỉ mỉ, chính xác và nhanh chóng, sắp xếp bằng điện tử và truyền thông để có được mô hình của 1 công ty. Tài liệu phải đảm bảo bí mật, dễ bảo vệ, riêng biệt từng cá nhân, tài liệu phải được sao chép dự phòng hằng ngày và được lưu trữ ở những nơi quan trọng hơn.
Các nguồn tin gồm: Mạng máy tính toàn cầu (WWW) phương thức truy cập đơn giản. Các địa chỉ trang web thay đổi do vậy phải sử dụng các công cụ tìm kiếm, thực hiện định dạng ở dạng cơ bản những thông tin cơ bản, tiến hành lọc 1 số thông tin tìm kiếm để có đường dẫn phù hợp. Hệ thống tài liệu từ sách báo chuyên môn cũng như tài liệu từ thông tin đại chúng đều có trên mạng. Mạng toàn cầu là nguồn tài liệu nghiên cứu tốt, có nhiều thông tin có độ tin cậy có thể sử dụng nghiên cứu. Những địa chỉ điều tra đáng quan tâm trên mạng là điều tra dân số và điều tra bầu cử vì nó mang nét đặc trưng của các cuộc điều tra về công chúng. Các công cụ tìm kiếm có hiệu quả trên mạng như Yahoo, Google…tiếp theo có thể sử dụng công cụ tìm kiếm cao hơn, đặc điểm của những công cụ này là tìm kiếm nhiều địa chỉ khác nhau cùng lúc, chúng sắp xếp thông tin, xóa thông tin thừa và tự trả lời: một số công cụ cao cấp như: bringhtgate, Altavista.
Các trang Web. Các công cụ tìm kiếm tới các địa chỉ trang web. Cần chú ý là những người thu nhập và phân loại thông tin trên mạng,vì thế có nhiều địa chỉ rất khó tìm. Trên mạng thường có rất nhiều địa chỉ giống nhau nên rất dễ nhầm lẫn đã gây ra kết quả không mong muốn. Do vậy việc quan sát công cụ tìm kiếm trong tìm kiếm thông tin như thế nào là rất cần thiết.
Mua dịch vụ tìm kiếm của nhưng công ty tìm kiếm chuyên nghiệp như tập đoàn nghiên cứu ý kiến (thành lập năm 1938) Phòng quảng cáo báo chí (Cục in ấn chính phủ Mĩ) Các hãng thông tấn, những công ty cung cấp tin tức.
Các nguồn khác: Tạp chí khoa học, sách báo chuyên ngành, phương tiện thông tin đại chúng…
Tạp chí khoa học là nguồn dữ liệu phong phú và hữu ích đối với quan hệ công chúng, đây là kênh cung cấp nhỏ và phần nhiều là lý thuyết. Một số nghiên cứu ứng dụng tốt đều không có trên phương tiện thông tin đại chúng, chỉ 1 số cơ sở nghiên cứu giữ lại bản quyền của công ty mình. Công ty muốn sử dụng phải mua bản quyền mới được triển khai thực hiện.
*Lưu trữ và khôi phục tài liệu, các loại tài liệu cần lưu trữ gồm: thông tin về công ty, thông tịn về nhân sự, cần sao tài liệu dưới các phương tiện truyền thông chính thức của công ty như Tạp chí giao dịch, thư, báo cáo hằng năm, quảng cáo, phim và video của công ty. Những tài liệu đó có trong các file trong thư viện của công ty.
Khôi phục thông tin: Khôi phục tính hệ thống của thông tin bằng việc kiểm tra xem xét tính hệ thống của thông tin theo những trật tự khác nhau như thời gian không gian, theo sự kiện hoặc những nội dung nghiên cứu. Trong quá trình hệ thống thực hiện bổ sung, hoàn thiện và đính chính thông tin, dữ liệu sai lạc, xác định đề tài tập tin.
Có thể thu thập, khôi phục thông tin theo tưng nội dung chương trình và lưu trữ dưới dạng logic, sắp xếp hợp lý. Cần có chương trình và cơ chế bảo vệ, phải có phần mềm chống vi rút có hiệu quả cũng như phần mềm khôi phục tệp tin bị mất. Cần có quy chế cụ thể đối với việc khôi phục tệp tin đã mất nhằm tăng khả năng khoi phục cao hơn.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
