Biết được mỗi thành viên của 1 nhóm công chúng bên trong là 1 quan hệ công chúng đặc biệt tiềm năng, công việc của các nhà quan hệ công chúng sẽ dễ dàng hơn, cách tốt nhất để đẩy mạnh việc sử dụng nguồn công chúng bên trong như tiền tuyến của QHCC chính là làm cho nhân viên cảm thấy họ thực sự tham gia vào tổ chức, nhà nghiên cứu về QHCC James E Grunig nói rằng 1 người trong 1 tình huống nào đó bị lôi kéo tìm thông tin và 1 người khuyến khích tìm thông tin về 1 tình huống nào đó đếu có động lực dẫn đến giải quyết vấn đề đó.
Những cuộc khảo sát về công chúng bên trong để biết được nhân viên nghĩ thế nào về tổ chức của họ lại được xem như giống như nhóm công chúng bên ngoài. Các dẫn chứng cho thấy các mâu thuẫn lao động có thể được giảm đi bởi các cuộc khảo sát thăm dò thái độ thường xuyên. Những khảo sát này có ảnh hưởng quyết định đến tổ chức về các chính sách cá nhân, thói quen nơi làm việc, sự liên lạc năng suất sản xuất, sự đền bù, cơ cấu của tổ chức và kế hoạch phát triển.
Cách ứng xử của nhân viên tạo ra văn hóa công ty và văn hóa hợp tác đều góp phần tạo nên hình ảnh của công ty. Văn hóa hợp tác là những hình thái thích hợp phản ánh các giá trị và niềm tin bên trong rõ ràng. Các đặc trưng văn hóa của 1 tổ chức thường được nhân viên của họ thể hiện. Đó là những người không quan tâm tới bên ngoài nhân xét như thế nào với cách ứng xử và chính sách của công ty bằng những thuật ngữ tiêu cực như là “gia trưởng” , “đạo đức” , hay “ xâm phạm đến những vấn đề cá nhân” chứ không phải là “ hướng dẫn” hay “ quan tâm chân thành”.
Văn hóa hợp tác phân thành 2 niềm tin, 1 là văn hóa của lãnh đạo công ty, 2 là những cái còn lại, cái ảnh hưởng sâu sắc tới nắm bắt cơ hội, thúc đẩy thay đổi khoan dung cho sự bất đồng, khuyến khích tính phê phán, thực hiện và cho phép các phẩm chất khác đặc trưng cho tính cạnh tranh của công ty. Các doanh nghiệp có những văn hóa hợp tác mạnh mẽ có thể được 1 hình ảnh chắc chắn hơn nhưng chúng có xu hướng kém linh hoạt hơn và khó thích nghi để thay đổi. Hơn thế nữa, văn hóa hợp tác cũng có ảnh hưởng đến môi trường của nó (địa điểm), công việc kinh doanh (ví dụ, ngành truyền hình và sản xuất) và nền văn hóa xã hội cơ bản của nhân viên.
Điển hình là, các nhà QHCC không yêu cầu phải thuyết phục nhân viên nên chấp nhận văn hóa hợp tác. Người ta thường cố gắng làm việc ở nơi họ thấy thoải mái, quan hệ công chúng ngày càng phải đương đầu với vấn đề chung đó chính là thay đổi 1 văn hóa hợp tác khi thay 1 ban lãnh đạo mới.
Nhân viên phải song hành cùng sự thay đổi trong văn hóa thông qua các cuộc thảo luận và kiến nghị cho sự đóng góp của họ mặc dù làm được việc này không phải dễ.
Công chúng bên ngoài và nhận thức về tổ chức, công chúng bên ngoài không phải là tài sản của bất kỳ cơ quan nào. Bất kỳ công chúng bên ngoài nào cũng có thể trở thành mục tiêu của các hoạt động quan hệ công chúng.
Nhìn vào các nhóm nhỏ tạo nên công chúng bên ngoài một tổ chức giúp các nhà QHCC tránh được sự sai lầm khi côi công chúng bên ngoài là 1 đại chúng. Công chúng bên ngoài thường bao gồm nhiều nhóm người lớn hơn công chúng bên trong nhưng không phải nhóm đại chúng không xác định được.
Công chúng bên ngoài có thể là những nhóm tương trợ giống như công dân của 1 thành phố có 1 đội thể thao chuyên nghiệp hoặc có thể là 1 nhóm người hành động giống như những người phản đối sử dụng hạt nhân để sản xuất điện. cả 2 lại này phải được xem xét lên kế hoạch cho quan hệ công chúng và những chiến lược quan hệ, công chúng bên ngoài cũng có vai trò quan trọng đối với hình ảnh của 1 tổ chức mà nó ủng hộ.
Quan điểm về hình ảnh của 1 tổ chức giữa các nhóm công chúng là khác nhau, nó có thể thay đổi theo thời gian do sự thay đổi về kinh tế, kỹ thuật và do dân số môi trường kinh doanh, các tổ chức vào cần thường xuyên tác động vào nhận thức bản sắc của họ phải xem xét lại bản sắc đó theo những hoàn cảnh sau đây:
-Khi nhận thức của công chúng về công ty không phản ánh đúng thực tế, nhưng lỗi còn sót lại của bộ máy quản lý cũ, thu nhập thấp, các vấn đề môi trường và những điều có thể gây ra ảnh hưởng tiêu cực.
-Khi những áp lực bên ngoài như cạnh tranh mới, một sản phẩm có bước đột phá, sự hủy bỏ những quy định hay sự xuất hiện những nét mới của đối thủ yêu cầu những biện pháp cụ thể.
-Khi đối thủ cạnh tranh chập chạp trong việc tạo ra sự hợp tác chặt chẽ rõ ràng hiệu quả hay việc trưng bày sản phẩm, khi đó bản sắc tự nó là cơ hội và có thể trở thành lợi thế cạnh tranh.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
