Hội nghị thường niên: Có nhiều địa điểm khác nhau để tổ chức sự kiện này, từ khách sạn, hội trường công cộng đến các hội triển lãm hay những trung tâm hội nghi lớn . tuy nhiên, địa điểm được chọn phải thuận tiện trong việc đi lại cho mọi quan khách và cổ đông tham gia.
Hội nghi thường niên thường mang tính trang trọng và có nghị cũng chặc chẽ, hay ít nhất thì một phần chương trình cũng phải như thế.Phấn nội dung chính của nhưng chương trình như thế này sẽ bao gồm những phiên bản họp đã có, bài diễn văn chủ chủ tịch, bản kê khai tài chính và kiểm toán hàng năm, phần trinh bày của các giám đốc,….
Cần đề cập ra số lần thông báo trước cũng như các phương thức triệu tập hội nghị thường niên, hoặc trong điều lệ của tổ chức hoặc thong qua các điều khoản yêu cầu về pháp lý của công ty. Dù là thế nào thí những điều khoản này củng cần được tuân thủ chặt chẽ, nếu không nếu không cuộc họp sẽ vô hiệu lực hoặc bị cho là vi phạm quy định.
Hội nghị
Hội nghị là một phương pháp giao tiếp rất hiệu quả, với rất nhiều cơ hội tốt cho hoạt động PR. Sau đây là một số gợi ý hướng dẫn giúp bạn tổ chức hội nghi thành công dưới góc độ một chuyên viên PR.
Các điểm chung
Hội nghị thường đề cập đến rất nhiều vấn đề xoay quanh một chủ đề lớn. Đó là sự kết hợp giữa lời nói (phiên toàn thể,hội thảo các hoạt động được bổ trợ),trưng bày hình ảnh âm thanh và các thần thuyết trình, hình thức văn bản (tài liệu phát cho người tham dự), vật thể chưng bày,và đôi khi có cả một cuộc triển lãm nhỏ. Thông thường đây là hoạt dộng nhầm đến tất cả mọi người, được tổ chức trong một hội trường hay nhà hát lớn, với dàn bục dành cho những buổi họp và bài phát biểu theo nghị trình.
Hội nghi thường rất phức tạp (như hội nghị chính trị), kéo dài đến 5 ngày và đi kèm với những buổi họp “bên lề” (các buổi gặp gỡ, tọa đàm hay dón tiếp ngoài phần chính của hội nghi) đóng vai trò như những vệ tinh các phiên họp chính của hội nghị cũng rất đơn giản, chỉ diễn ra trong một vài ngày với lượng khán giả nhất định và với một phiên họp toàn thể duy nhất.
Số lượng khách tham dự
Hội nghị thường là buổi họp rất đông các đại biểu và khách tham dự. số lượng tham dự cũng không cố định, thường dao động từ 150 người đến vài trăm người. trung bình, có một hội nghị có khoảng 350- 450 người tham dự.
Thời điểm
Hầu hết các hội nghị lớn thường được tổ chức vào mùa thu – từ tháng 9 đến đầu tháng 11, vốn là những tháng được ưa chuộng nhất các hội nghị về giáo dục tổ chức tại các trường đại học diễn ra vào kỳ nghỉ hè. Điều có thể sẽ thay đổi trong tương lai khi một số trường đại học đang xem xét đến việc giảm ký nghĩ hè dài và tổ chức thêm các học kỳ trong năm để tiết kiệm chi phí
Thời gian
Hội nghị thường kéo dài từ 2 đến 4 ngày, nhưng đôi khi cũng chỉ diễn ra trong một ngày. Nhưng tổ chức giao dục và tổ chức tình nguyện thường tổ chức vào dịp cuối tuần trong khi các hội nghi chính trị doanh nghiệp lớn thường tổ chức vào giữa tuần và có thể kéo dài đến 6 ngày.
Nơi ăn chốn ở
Khách đến tham gia hội nghị thường lưu lại vài ngày trong suốt thời gian diễn ra hội nghị. Vì vậy, bạn cần sắp xếp trước khách sạn, nhà trọ cho họ, đặc biệt cần lưu ý đến điều này khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị.
Nếu hội nghị được tổ chức ở trường đại học , có thể dùng nhà khách của trường và một số khu vực nhà ở của sinh viên phục vụ cho các đại biểu. Trong trường họp này, chi phí sẽ rẻ hơn so với dịch vu khách sạn, lại có nhiều phòng ốc hơn tuy nhiên chỉ ở mức cơ bản. bạn cũng cần phải nắm bắt được nhu cầu cơ bản. bạn cũng cần phải nắm bắt được nhu cầu chỗ ở của các dại biểu khi tổ chức hội nghị
Lệ phí và chi phí
Để tham gia hội nghị, các phái đoàn đại biểu thường phải trả một khoản chi phí trong đó bao gồm một số dịch vụ bổ sung nhưng chưa kể đến chi phí ăn uống, đi lại và thậm chí là chỗ ở. Những diễn giả khách mời thường nhận được chi phí đi lại ngoài thù lao phí, trừ phi họ từ chối. Tất cả những khoản này sẽ làm tăng mức chi phí cho việc tổ chức hội nghị, đặc biệt là diễn giả chính của hội nghị lại đến từ một nơi rất xa.
Sắp xếp việc đi lại
Thu xếp đi lại cho các đại biểu trong suốt thời gian hội nghị là một công tác cần được lên kế hoạch cẩn thận, đặc biệt nếu trước đây họ chưa từng đến thành phố hay đất nước diễn ra hội nghị. Nhà tổ chức cần lưu ý đến các loại hình phương tiện thích hợp như máy bay, xe lửa, xe buýt,… cho khách tham dự
Tài trợ
Bạn có thể may mắn tìm được một nhà tại trợ lớn cho toàn bộ hội nghị. Dĩ nhiên, các nhà tài trợ luôn muốn thương hiệu của họ được thể hiện thật nỗi bật tại buổi hội nghị , và cũng có thể đặt thêm các điều kiện khác.việc tài trợ có thể trở nên vô cùng có lợi; vì thế nếu có thể được, bạn hãy liên hệ ngay với phòng PR của họ.
Diễn giả
Những diễn giả chính danh tiếng là yếu tố vô cùng quan trọng của những phiên họp lớn. sự có mặt của họ sẽ nâng cao chất lượng hội nghị cũng như thu hút sự tham gia của các dại biểu.
Bạn cần chọn diễn giả chính thật cẩn thận. lý tưởng nhất là người vừa nổi tiếng vừa có kiến thức chuyên môn về chủ đế hội nghị. Ngoài ra ,họ còn phải có khả năng thuyết trình tốt. không có gì tệ hơn nếu bạn mới một chuyên gia lên thuyết trình mà họ lại thiếu khả năng nói trước đám đông. Vì thế, nếu cần thiết, hãy nhờ một người khác tư vấn tổ chức sự kiện cho mình.
Thiết bị hỗ trợ thuyết trình
Chất lượng các thiết bị nghe nhìn sẽ tạo nên sự khác biệt lớn giữa một hội nghị thành công và một hội nghi kém hiệu quả. Để có những bài thuyết trình hay và hiệu quả , cần kết hợp giữa lời diễn giả và các thiết bị nghe nhìn chất lượng tốt, và cả những thiết bị dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp.
Để có sự chuẩn bị tốt,bạn hãy trao đổi trước với diễn giả xem họ có vinh dự cần đến loại thiết bị đặc biệt nào không. Ngoài ra, hãy chuẩn bị thêm những phụ kiện bổ sung hoặc thay thế như phim Slide hay máy chiếu cho các diễn giả cùng những thiết bị phục vụ nghe nhìn khác. Trước khi diễn ra hội nghị , luôn luôn phải kiểm tra hệ thống âm thanh và hình ảnh nội bộ để đảm bảo chúng hoạt động tốt. Hãy kiểm tra thật kỹ!
Các chương trình giao lưu
Hầu hết trong các chương trình hội nghị thường kèm theo một tiết mục mang tính giao lưu. Đó có thể là buổi họp mặt thân mật trong đêm đầu tiên, các dạ tiệc, ăn tối kết hợp thuyết trình, buổi trao giải thưởng, những tour tham quan hay thăm viếng, hoặc đôi khi có cả một chương trình tham quan và mua sắm kéo dài 1-2 ngày dành riêng cho gia đình đại biểu.
