Hội thảo, khóa học chuyên đề Các sự kiện này thường có quy mô nhỏ hơn nhiều so với hội nghị, và thường chỉ xoay quanh một chủ điểm quan trong nhất. Số người tham dự thường 25-50 người. Phần lớn các kế hoạch cần chuẩn bị cũng tương tự như bạn tổ chức hội nghị, chỉ khác ở quy mô nhỏ hơn.
Thời gian
Hội thảo và khóa học chuyên đề thường có thời lượng ngắn hơn hội nghị , chỉ diễn ra trong ngày hoặc tối đa là 2 ngày. Đôi khi, người ta còn tổ chức các sự kiện như thế này vao buổi tối.
Chương trình
Tuy cũng cần phải có chương trình, nhưng nội dung chương trình của hội thảo hoặc khóa học chuyên đề sẽ đơn giản hơn rất nhiều so với hội nghị. Các buổi họp cũng thân mật hơn, và thường dược thiết kế nhằm khuyến khích hoạt động thảo luận về chủ điểm của hội thảo. Khóa học chuyên đề thường được phân chia thành các nhóm nhỏ để những người tham gia luôn chủ động đóng góp ý kiến.
Địa điểm tổ chức
Vì có quy mô nhỏ hơn, hội thảo và khóa học chuyên đề thường được tổ chức ở những địa điểm khiêm tốn hơn hội nghị rất nhiều. bình thường, hội thảo và khóa học chuyên đề thường được tổ chức ở các phòng họp khách sạn giảng đường hay các địa điểm có quy mô tương đương.
Diễn giả
So với hội nghị , số lượng diễn giả cũng như mức độ nỗi tiếng của họ cũng khiêm tốn hơn . sẽ có một số diễn giả chính đề cập về một chủ điểm của hội thảo thường từ những khía cạnh,góc nhìn khác nhau.
Chỗ ở
Do chỉ kéo dài trong một thời gian ngắn thường không yêu cầu khách tham gia ở lại, vấn đề chỗ ở cho đại biểu không phải là một yếu tố lớn khi tổ chức hội thảo và khóa học chuyên đề. Nếu khách yêu cầu, bạn chỉ cần chuẩn bị một khách sạn với chỗ nghỉ thích hợp gần địa điểm tổ chức hội thảo là đã thỏa đáng.
Sắp xếp việc đi lại
Thường thì các đại biểu sẽ tự thu xếp phương tiện đi lại. Họ sẽ tự thanh toán nếu muốn nghỉ lại qua đêm,hoặc có thể chi phí này đã được tính trong dịch vụ tron gói. Những diễn giả chính có thể phải được thanh toán chi phí và thu xếp chỗ ở qua đêm.
Lệ phí và chi phí
Các đại biểu tham dự thường phải trả lệ phí,còn các diễn giả được nhận một khoản chi phí, mặc dù sẽ ít hơn so với hội nghị. Nhìn chung, chi phí tổ chức hội thảo và khoa học chuyên đề dẽ thấp hơn so với tổ chức một hội nghị.
Thiết bị
Về nguyên tắc, bạn cũng áp dụng tương tự những điều cần chuẩn bị như khi tổ chức một hội nghị, tất nhiên là với quy mô sẽ nhỏ hơn. Nhiều khách sạn sẻ cung cấp tất cả các thiết bị đặc biệt
Nhưng bao giờ cũng vậy bạn phải luôn kiểm tra trước mọi thứ. Vì có thể thiết bị không tốt lắm, hoặc bị trục trặc kỹ thuật. Và chủ điểm tổ chức có thể sẽ thêm chi phí thuê thiết bị!
