Hoạt động quảng bá và tổ chức sự kiện các buổi lễ liên quan đến rất nhiều loại hình sự kiện, tứ hội thảo, hội nghị ,họp báo, họp mặt hàng năm cho đến buổi ra mắt báo chí .Việc quản lý hoạt động quảng bá tổ chức các buổi lễ thành công đã mang lại hiệu quả PR rất lớn.
Mặc dù hiện vẫn còn nhiều tổ chức, doanh nghiệp tiến hành lên kế hoạch, quản lý và triển khai các hoạt động này không hiệu quả và còn nhiều sai sót. Tuy nhiên, nhìn chung thì lĩnh vực hoạt động PR này đang được khai thác tích cực và chuyên nghiệp hơn với sự phức tạp, được tổ chức và quản lý rất tốt.
Địa điểm tổ chức
Các địa điểm tổ chức các buổi lễ nhầm mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới hội thảo …. Ngáy nay rất đa dạng và phong phú.Hoạt dộng xây dựng các trung tâm hội thảo đang bùng nổ mạnh mẽ trong những năm gần đây tại nhiều thành phố lớn, các địa điểm trung tâm được xây dựng với quy mô lớn dành riêng cho việc tổ chức các sụ kiện. Nhiều thị trấn nhỏ hơn đã xây dựng mới hơn nâng cấp cơ sở vật chất ở những địa điểm trung tâm cũng nhầm mục đích này.
Song song đó, các khách sạn lớn cũng tham gia xây đựng những cơ sở vật chất và trung tâm hội nghi, hội thảo phục vụ cho việc tổ chức sự kiện mà đa phần là tầm cỡ quốc tế hay khu vực. Thậm chí một số nhà hát lớn, trường đại học, sân vận động trường đua,… cũng được chú ý xây dựng và cải tạo cơ sở vật chất đễ trở thành các địa điểm tham dự hội thảo hội nghi và những sự kiện đặc biệt quanh năm, góp phần triển khai hoạt động quảng bá rất mạnh mẽ.
Do đó, khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần xem xét một số vấn đế có liên quan. Bạn cần tìm những câu trả lời cho những câu hỏi trước khi đi đến quyết định cuối cùng
- Địa điểm đó có thích hợp cho sự kiện không?
- Địa điểm có thuận tiện và dễ đi lại không?
- Địa điểm có đủ lớn không?
- Địa điểm có dũ tiện nghi ăn uống không?
- Cơ sở vật chất nghỉ ngơi có phú hợp với đối tượng khách tham dự hay không?
- Ngoài ra, còn có những dịch vụ nào khác không, hoặc là ngay tại đó hoặc gần đó?
Chương trình
Bất cứ sự kiện hay buổi lễ nào dưới mọi hình thức, điều phải có chương trình ; vì nếu không có chương trình thì bạn không thể quản lý và điều khiển thành công được.hơn nữa, nếu không có chương trình, hay nếu có nhưng chỉ là một chương trình đơn giản, thì những phái đoàn và các cá nhân tham gia sự kiện sẽ khó chịu và thất vọng, còn bạn sẽ không thể đạt được mục tiêu của sụ kiện một số chương trình đói hỏi phải nghiêm túc, trang trọng;trong khi những chương trình khác lại được phép thân mật hơn.
