Công tác PR thường được triển khai bởi một bộ phận thuộc nội bộ tổ chức hoặc thông qua dịch vụ Pr bên ngoài, thường là một công ty tư vấn PR,tuy nhiên đôi khi công tác này cần có sự kết hợp của 2 hình thức trên. Trong chương trình này, chúng ta sẽ xem xét khái quát về một số nguồn dịch vụ PR bên ngoài có thể hỗ trợ cho công tác PR của một tổ chức.
CÁC TỔ CHỨC TƯ VẤN
Một số tổ chức tư vấn PR thường khác vơi một công ty dịch vụ PR, dù mọi người vẫn quen thuộc với khái niệm sau nhiều hơn so với khái niệm đầu tiên. VD , một tổ chức tư vấn quản lý hoàn toàn khác với một công ty một dơn vị quang lý, bởi vì trong khi tổ chức tu vấn quản lý chịu trách nhiệm đảm nhận các dịch vụ trọn gói các dịch vụ tư vấn khác nhau thì đơn vị dịch vụ quản lý chỉ đảm nhận công việc theo dự án nhất định và làm việc theo phương thức tính hoa hồng đối với khách hàng.
Tương tự, một công ty quảng cáo thường gọi là “công ty dịch vụ” của một công ty truyền thông vì đa số thu nhập của họ là nhờ hoa hồng nhận được từ các công ty truyền thông, căn cứ theo cường đô và mật độ của thời gian phát sóng quảng cáo trên các đài. Họ thuộc dạng “ đại lý quảng lý ăn hoa hồng”, khác hẳn với tổ chức tư vấn vốn có nguồn thu nhập được tính từ khoản phí dựa trên trình độ chuyên môn, mức dộ kinh nghiệm và số lượng thời gian làm việc dành cho một khách hàng cụ thể.
VÌ SAO PHẢI CẦN ĐẾN MỘT TỔ CHỨC TƯ VẤN PR
Các công ty thường đến các tổ chức tư vấn PR vì những lý do sau:
- Công ty có quy mô nhỏ hoặc không đủ điều kiện để lập bộ phận PR riêng.
- Chính sách công ty quy định mọi hoạt động PR đều do các tổ chức tư vấn bên ngoài đảm nhiệm.
- Cần đến những dịch vụ chuyên nghiệp.
- Nhằm cung cấp những dịch vụ có liên quan đến truyền thông.
- Nhầm hoạch định và triển khai một chương trình PR cụ thể.
- Đảm bảo tính tiện lợi. Nếu công ty có nhiều văn phòng khác nhau, tổ chức tư vấn Pr có thể cung cấp nhiều dịch vụ tại một điểm trung tâm trong việc tổ chức những buổi lễ như họp báo, hội thảo hay liên hoan.
- Nhầm xử lý những nhiệm vụ nhất thời trước mắt.
- Nhầm cung cấp những dịch vụ chuyên nghiệp nhu sản xuất ấn phẩm nội bộ, PR về hoạt dộng hay tài chính doanh nghiệp, và PR tài trợ
Ở Anh có rất nhiều tổ chức tư vấn với mọi quy mô, từ khổng lồ mang tầm cỡ quốc tế, đến vừa phải hay rất nhỏ. Ngoài ra, còn có những chuyên viên PR hoạt động độc lập, một số họ chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu trên cơ sở B2B ( Business-to-Business, nghĩa là chỉ dành cho các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực PR), trong khi những người khác có thể cung cấp các dịch vụ tổng quát hơn trực tiếp đến khách hàng.
Có khoảng 120 tổ chức tư vấn ở Anh , chiếm khoảng 70% doanh nghiệp tư vấn PR ở nước này, là thành viên của hiệp hội Tư vấn PR ( PRCA – Public Relations Consultans Association). Đây là hiệp hội được thành lập nhằm nâng cao và duy trì những tiêu chuẩn dạo đức và chuyên môn trong hoạt động tư vấn tạị nước Anh. Để trở thành thành viên của PRCA, các tổ chức tư vấn phải vượt qua kỳ kiểm tra Tiêu Chuẩn Quản Lý Tư Vấn (CMS – Consultancy Management Standard). Đây là một hoạt động đánh giá toàn diện một tổ chức kinh doanh uy tín, phản ánh các mục tiêu trong sứ mệnh của PRCA:
- Duy trì và nâng cao những tiêu chuẩn đạo đức và chuyên môn trong hoạt động tư vấn.
- Cung cấp cơ sở dịch vụ cho chính phủ, các hiệp hội công cộng đại diện cho các ngành, ngành thương mại và các lĩnh vực khác nhầm hoạt động gắn bó với tổ chức tư vấn PR như một thực thể duy nhất
- Nâng cao sự tín nhiệm đối với hoạt động PR , và đóng vai trò như một phát ngôn cho các hoạt động tư vấn.
- Định hướng cho khách hàng tiềm năng, thiết lập uy tín nghề nghiệp cho các thành viên tuân thủ Điều lệ Chuyên môn của PRCA.
- Quảng bá sự hiện diện của một ủy ban thực tiễn chuyên môn chuyên giam sát các tiêu chuẩn và phân xử những tranh chấp, khiếu nại.
- Cung cấp dịch vụ đào tạo và phát triển kiến thức thực tiễn cho toàn ngành
- Giám sát và phản ứng lại những cảm nhận trong số nhũng tổ chức dẫn đầu quan trọng
- Tạo ra diễn đàn thảo luận về các vấn đề quang trong trong lĩnh vực PR.
- Thể hiện rõ tính hiệu quả của các công tác tư vấn PR tốt.
- Gia tăng cơ hội cho các thành viên phát triển những hoạt động kinh doanh mới.
- Phát triển hợp tác với những tổ chức chuyên môn khác ở Anh và trên toàn thế giới.
- Giúp các thành viên gia tăng tính hiệu quả, sự thấu hiểu kỹ năng, phong cách chuyên nghiệp và đạo đức.
Đễ trở thành thành viên PRCA, mỗi công ty phải đạt tỷ lệ từ 75% trong cuộc đánh giá trên.
CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC TƯ VẤN
Tùy theo sự phát triển của từng quốc gia, sẽ có những loại hình tổ chức tư vấn khác nhau. Sau đây là một số loại hình tổ chức tư vấn tiêu biểu:
Phòng PR của một công ty quảng cáo
Hình thức này có thể bị giới hạn về quy mô dịch vụ vì bị ràng buộc bởi một công ty quảng cáo. Trong trường hợp này, hiệu quả sẽ tuy thuộc vào mức độ am hiểu của một công ty quảng cáo đối với công tác PR cũng như phạm vi hoạt động độc lập mà công ty quảng cáo đó dành cho phòng PR. Đôi khi, công việc cua phòng PR chỉ đơn thuần là hỗ trợ quang bá cho hoạt động quảng cáo, nhưng nếu được sử dụng hợp lý, nó có thể có tác động đáng kể đến khả nâng tư duy thị trường củ công ty quảng cáo.
Chi nhánh Pr của một công ty quảng cáo
Có thể xem đây là một tổ chức tư vấn độc lập đúng nghĩa. Chi nhánh này có khàch hàng riêng (cũng có thể là khách hàng của một công ty quảng cáo mẹ ) và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của mình. Họ có những giám đốc hoạt dộng liên kết với nhau, thông thường có một hoặc hai ủy viên hội đồng quản trị, và có thể mang thương hiệu hoạt động khác với công ty quảng cáo mẹ.
Tổ chức tư vấn PR dộc lập
Bình thường , loại tổ chức này không có các mối quan hệ “công ty mẹ-con” nhưng có thể có liên hệ hoặc chính là một phần của một tập đoàn lớn hơn. Họ cũng có thể có quan hệ đối tác với một công ty quảng cáo, vì khách hàng của họ có thể cấn đền các dịch vụ chuyên môn ngoài những dịch vụ PR mà họ cung cấp.
Chuyên viên tư vấn PR
Đây là những cá nhân chỉ chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn.các khách hàng thường gặp họ để nhận lời khuyên về một lĩnh vực hoạt động cụ thể, hay ý kiên khách quan đối với các hoạt động PR nội bộ. một số dịch vụ hay tổ chức tư vấn lớn hơn cung cấp loại hình dịch vụ này.
NHỮNG THUẬN LỢI KHI SỬ DỤNG MỘT TỔ CHỨC TƯ VẤN PR
Là một người ngoài cuộc. các tổ chức tư vấn PR có cái nhìn khách quan hơn và thường có thể trở thành “người bảo vệ” cho uy tín của khách hàng. Hơn nữa, họ còn có thể đưa ra lời khuyên từ nhiều lĩnh vực khác nhau,cả đối nội lẫn đối ngoại, với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm và được đào tạo chuyên nghiệp hẳn hoi. Họ cung cấp dịch vụ một cách chuyên nghiệp, và khách hàng hoàn toàn có thể thực hiện công việc kiểm tra dễ xác nhận điều này.
NHỮNG BẤT LỢI KHI SỬ DỤNG MỘT TỔ CHỨC TƯ VẤN PR
Tổ chức tư vấn PR thườn làm việc với một nhân viên thuộc công ty khách hàng gọi là “nhân viên quan hệ”. Điều này đôi khi dẫn đến cảm giác xa cách và thiếu sự giao tiếp hiệu quả giữa khách hàng và tổ chức tư vấn.
Khách hàng chỉ nhận được kết quả theo giá trị hợp đồng nhất định tính bằng giờ. Nhưng vì hoạt động PR thường mang tính liên tục và hiển nhiên có mặt ở mọi tổ chức nên không phải lúc nào cũng hoạt động của nó cũng gói gọn trong giờ hành chính. Do đó một tổ chức PR chỉ có thể cung cấp một phần dịch vụ căn cứ theo điều khoản có trong hợp đồng.
Tags: Pr, Quảng cáo, tư vấn thương hiệu, tư vấn tổ chức sự kiện
