Một phần của việc được chuẩn bị là thói quen hàng ngày bao gồm duy trì các bản kê khai sự việc hiện tại luôn có những thông tin cơ bản cần thiết trong hồ sơ, những thông tin đó bao gồm:
- Các địa chỉ của trụ sở chính và tất cả chi nhánh, các số điện thoại bao gồm các số của nhân viên an ninh và nhân viên làm ca đêm.
- Những mô tả các giản đồ chi tiết của tất cả các thiết bị, các sơ đồ giải trình, diện tích và số người trong mỗi khu vực (những sự thật rất quan trọng trong trường hợp xảy ra cháy hay sập nhà)
- Thông tin tiểu sử của tất cả các nhân viên và các thông tin cụ thể chi tiết về các nhà quản lý chủ chốt, thường được gọi là “các bản tóm tắt tiểu sử hiện tại”, những điều này có ích cho những bài nói hay bài giới thiệu, nhưng ở đây chúng có thể trở thành các cáo phó, tài liệu sẵn sàng để sử dụng khi cần thiết.
- Bản photo của tất cả các thiết bị và những người ủy nhiệm (ảnh gần nhất; chứ không phải là bản dịch của các kiến trúc sư của 1 tòa nhà 10 tuổi hay các bức ảnh yêu thích của các CEO từ vài năm trước.
- Các thống kê thiết bị và thể chế: số người hiện được tuyển, chi phí các tòa nhà và thiết bị, thu nhập thực (hay tổng) hàng năm, các mô tả sản phẩm hay dịch vụ, hay cả 2 nếu nó là bản chất của thể chế đó, các hợp đồng lớn với các hiệp hội và các nhà cung cấp, các chi tiết các vụ kiện chưa giải quyết xong hay khoản trả, các thông tin về các cơ quan điều chỉnh hay đại diện với 1 số trường hợp bỏ sót bên ngoài thể chế, các sản phẩm và các dịch vụ của nó ví dụ: quản lý thực phẩm và thuốc với các sản phẩm trong lĩnh vực đó hay đại diện bệnh viện về các thể chế chăm sóc sức khỏe.
- Lịch sử của thể chế, bao gồm các bước ngoặt lớn, được chuẩn bị như các bản kê khai sự việc.
- Thông tin khẩn cấp như bệnh viện gần nhất, số trực tiếp của cảnh sát trưởng hay cứu hỏa, các con đường tiếp cận gần nhất, nhận dạng các chất nguy hiểm và các nguy cơ tiềm ẩn, các số điện thoại của các quan chức chính phủ địa phương và các số liên hệ ở các cơ quan điều chỉnh.
- Các cách kiểm tra nhân viên để xem ai liên quan – một hình thức thanh toán cho mỗi nhân viên
- Tuyên bố nhiêm vụ và các tài liệu liên quan của tổ chức ví dụ như các giá trị và các tuyên bố vị trí.
- Các giấy tờ vị trí
- Các công luận chủ chốt và thông tin liên lạc, bao gồm cả các thông tin đường vòng cho truyền thông và các nhà cung cấp và điều chỉnh chiến lược.
- Các video số hóa
Đơn giản là các tài liệu này cập nhật là 1 nhiệm vụ lớn và nó rất quan trọng. hầu hết các thể chế giải quyết chúng từng phần, cập nhật thông tin nhân viên hàng năm, còn ảnh thì thường xuyên hơn, và tập hợp các sự kiện mới và thích hợp 1 khi cơ sở đã hình thành. 1 bản báo cáo định kỳ của các tài liệu này là cần thiết, đưa ra 1 bản liệt kê những mục cần kiểm tra và dùng nó, đánh dấu ngày kiểm tra gần nhất bên cạnh nó.
Kế hoạch khủng hoảng nên là 1 bản nguyên tắc chỉ đạo thay vì quá trình chi tiết nặng nề, với 2 lý do: dễ nhớ lại và linh hoạt, cả 1 đặc điểm cùng hỗ trợ trong việc giải quyết sáng tạo 1 khủng hoảng cụ thể.
