Vật trang trí giữa bàn: Có 2 điểm cần lưu ý khi quyết định sử dụng vật trang trí giữa bàn là: phải bảo đảm khách có thể nhìn thấy mặt nhau và tạo nên ấn tượng, gây sự chú ý của khách. Hãy sử dụng vật trang trí có kích thước đủ nhỏ để khách có thể nhìn thấy người ngồi đối diện phía bên kia bàn.
Có thể đặt những vật này lên các bệ trống thấp hoặc giương cao. Cần phải thử nghiệm trước để kiểm tra đánh giá xem có đáp ứng yêu cầu không?
Các vật trang trí có thể đa dạng từ rẻ và đơn giản cho tới rất đắc và tinh vi. Có thể là một hàng hoa phong lan hoặc giống hoa lai miền nhiệt đới hoặc chỉ là một bông hồng lý tưởng. Các vật trang trí có thể rất hẹp, giàu trí tưởng tượng, tương tác với nhau, vui nhộn, thơ mộng.
Nhà tổ chức có thể tạo ra vật trang trí ấn tượng bằng cách chọn màu sắc, một loại hoa. Thay đổi chiều cao và chiều rộng của cách bố trí để tăng thêm sự chú ý. Hãy chú ý tới tính ưu việt của các vật trang trí chọn lựa bố trí sao cho chúng cộng hưởng lẫn nhau cùng phát huy tác dụng tích cực của chúng. Chẳng hạn chọn cách phân loại hoa, hãy chú ý xem xét không chỉ việc chúng trông như thế nào mà còn hiệu quả chung của hương thơm hết hợp. Chúng có tôn mùi hương lẫn nhau không? Hãy tìm hiểu phong tục tập quán và giá trị văn hóa sự kiện. Phải bảo đảm số lượng và màu sắc hoa phải phù hợp, không chạm vào những điều kiêng kỵ. Các khách mời quan trọng thường yêu cầu vật trang trí tinh xảo.
Trang trí đặc biệt trong nhà: những vật trang trí như pháo hoa, pháo trang kim, pháo khói và thiết bị phun khói màu v.v...có thể rất nguy hiểm. Bất cứ thứ gì liên quan tới nhiệt, lửa, pháo hoa...trong nhà cần được đặc biệt chú ý. Nên biết những rủi ro và phải bảo hiểm, phải có giấy phép và những quy chế về an toàn mà bạn cần. Khi khách đã ngồi vào vị trí và đặt các thứ lên mặt bàn. Nhà tổ chức sẽ không kiểm soát được những thứ có thể dựa vào vật dụng nhiệt. Do vậy, hãy cân nhắc trong việc sử dụng vật dụng này.
Thời gian giao nhận vật trang trí: Đối với vật trang trí là sinh vật cảnh cần chú ý và có kế hoạch chi tiết. Hãy tìm hiểu từ cửa hàng bán hoa xem thời gian giao hàng hợp lý nhất vào khi nào. Cần tính toán xác định thời gian hoa nở hoàn toàn và ở trạng thái đẹp nhất. Hãy chú ý sữ dụng các biện pháp kỹ thuật và chế độ chăm sóc đặc biệt cho hoa nở đúng vào thời gian dự kiến.
Nhìn chung, khi gặp sự cố sẽ khó có điều kiện thuận lợi để triển khai các giải pháp dự phòng. Chẳng hạn: yêu cầu hoa trắng tinh khiết, phía nhà cung cấp chỉ cung cấp được hoa trắng có nhụy vàng thôi, không có thời gian tìm loại hoa khác thay thế. Giai pháp khắc phục thật khó, chỉ còn cách duy nhất là phun sơn trắng hoặc vàng cho đồng màu. Do vậy, cần phải làm kế hoạch chi tiết trước và phải chuẩn bị, kiểm tra trước khi nhận hàng.
Vật trang trí dự phòng: Cần có vật trang trí giữa bàn dự phòng cho trường hợp số khách tăng hơn danh sách khách mời. Có rất nhiều khách dự sự kiện mời người thân của mình tới dự các buổi tiệc chiêu đãi hoặc liên hoan văn nghệ. Việc này gây nhiều khó khăn cho Nhà tổ chức và bị động trong công tác trang trí, phục vụ.
Thu hồi và bảo quản vật trang trí: Cần nhớ là phải thu hồi lại vật trang trí giữa bàn vào cuối buổi tối. Nếu vật trang trí đi thuê sẽ phải trả lại chủ sau khi sự kiện kết thúc, nếu không phải trả lại thì có thể tái sử dụng chúng vào các sự kiện khác.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
