Bản quyền: Nhà tổ chức cần thảo luận trước với thợ quay phim chụp ảnh về bản quyền. Nhà tổ chức có thể mua phim âm bản của thợ quay phim, chụp ảnh. Cần thỏa thuận trước về chi phí này. Trường hợp không nhượng bản quyền cần bàn bạc kỹ trong việc in và sử dụng phim ảnh để có lợi cho cả hai bên. Hầu hết những thợ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp đều bảo vệ quyền sáng tác của mình.
Nếu sự kiện của Nhà tổ chức là một sự kiện danh tiếng, các thợ ảnh sẽ không giao lại phim và âm bản cho Nhà tổ chức. Họ sẽ bàn bạc với bạn trong việc in ảnh và trao phim, nhưng họ muốn công trình của mình được bảo đảm.
Điều hết sức nên tránh xảy ra kiện cáo tranh giành bản quyền, nó sẽ xóa đi mọi cố gắng nỗ lực cho các hoạt động sự kiện.
Những yêu cầu của quay phim, chụp ảnh: Nhà tổ chức hãy chú ý xem thợ phim ảnh có những yêu cầu đặc biệt gì phục vụ cho công việc chuyên môn kỹ thuật của họ. Nhà tổ chức cần biết liệu họ đã quen với địa điểm sự kiện chưa và liệu có đủ ánh sáng và vấn đề nào khác cần quan tâm không.
Những thợ chụp ảnh và quay phim đều là những chuyên gia trong lĩnh vực này. Sự kiện cần phải tìm được những người như vậy. Một số công ty có thợ ảnh riêng và chuyên phục vụ cho các sự kiện của công ty trên thế giới. Tuy nhiên, số công ty khác thuê các thợ phim, ảnh địa phương. Trong trường hợp như vậy phải nghiên cứu, làm việc với khách sạn, cửa hàng để biết tên các thợ đó, nghe lời khuyên của họ. Điều quan trọng là thợ phim, ảnh phải quen với nơi sẽ làm việc. Nếu như họ chưa làm việc ở đó bao giờ hãy bố trí để họ tự nghiên cứu thực địa, họ cần biết vị trí, ánh sáng và thiết bị cần dùng.
Ăn mặc và ứng xử của chuyên gia quay phim, chụp ảnh: Phải rất cụ thể về trang phục và hành vi phù hợp. Bạn muốn họ ăn mặc như thế nào? Nhẹ nhàng hay sặc sỡ? Không nên để thợ phim ảnh ăn mặc trở thành chủ đề bàn tán trong giờ nghỉ, trong tiệc chiêu đãi. Ăn mặc của họ không nên lập dị, tách biệt mà phải hòa nhập vào công chúng, vào khách tham dự. Cần làm việc trước với họ về hành vi của họ, từ ăn mặc đến cách trò chuyện để khách chấp nhận được. Nếu là sự kiện quan trọng, thợ phim ảnh phải biết mặt những nhân vật nổi tiếng và phải túc trực để chụp được những ảnh ấn tượng.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
