Sự hái hòa giữa các đồ vật: Sự hài hòa giữa toàn bộ bàn ghế, vật trang trí trong phòng, cốc đĩa tách chén, đồ dùng bằng bạc, bằng thủy tinh cũng có ý nghĩa quan trọng. Nhà tổ chức cần suy nghĩ xem cần làm gì để chúng trở nên đặc biệt hơn. Câu hỏi đặt ra là liệu chúng có gây được ấn tượng hay bị lạc lõng trong một biển đầy màu sắc? Cần phải cân nhắc và hình dung theo nghệ thuật, bảo đảm chúng hòa hợp và tôn vẻ đẹp của nhau.
Chất liệu ấn phẩm: Chất liệu in thực đơn, thiếp, số hiệu bàn, chương trình và biểu hiện cũng là một nội dung trang trí. Tất cả các thứ đó có thể gắn liền với nhau, là một phần của bức tranh tổng thể. Chất liệu có phẩm chất cao sẽ tăng tính lịch sự đối với khách và nâng tầm quan trọng của vị trí sự kiện.
Vật dụng, nội thất dùng trong hội nghị: Nhà tổ chức cần bảo đảm bàn ghế sử dụng cho sự kiện phải là loại chắc chắn, có kích cỡ theo yêu cầu. Một số cơ sở cho thuê bàn ghế làm bằng gỗ dán rất không an toàn cho sự kiện. Có bàn ghế với bất kỳ số lượng nào, từ loại trang nhã lịch sự đến thông dụng dân dã. Cũng có thể có sự lựa chọn từ khâu thiết kế tới những kiểu phù hợp cho một công ty.
Ngoài ra, các vật dụng khác như đĩa, chén, ly, v.v...cũng cần được quan tâm. Đĩa có nhiều loại: đĩa trưng bày, đĩa ăn tối, đĩa salad, đĩa tráng miệng, đĩa cạnh, đĩa dẹt, v.v...Chúng phải đồng bộ về chất lượng, hình thức và số lượng. Tương tự, chén cũng có nhiều loại như chén súp, cốc nước và đĩa lót, cốc thường và đĩa lót, cốc uống cà phê và đĩa lót. Dao kéo có thể đa dạng từ mạ vàng, bạc hoặc nhựa mà mỗi loại có mục đích sử dụng riêng. Có rất nhiều loại dao như dao ăn, dao cắt cá, dao ăn bò, dĩa xiên cá, dĩa ăn salad và tráng miệng, thìa ăn tráng miệng, thìa ăn súp và thìa uống trà, uống cà phê. Ly thủy tinh có từ loại cao cấp đến các loại ly thường ngày. Ly trong hoặc ly màu với những hình dạng và kích thước khác nhau như ly tròn cao, ly cổ điển, lu rượu Martini, ly rượu với mọi kích thước, ly hẹp miệng, ly rượu Brandy, sâm panh, bia, v.v...Ly thủy tinh có thể dùng để đựng đồ uống, tráng miệng, cắm hoa, v.v... Cần chú ý là phải có trong tay nhiều hơn loại ly thực dùng cho sự kiện.
Tất cả các loại vật dụng đều có thể thuê từ móc đến giá để áo khoác, tới các dụng cụ cao cấp tinh xảo, đồ dùng bằng đồng, bạc, vàng, thủy tinh, pha lê cao cấp, v.v...Cần tìm hiểu và thỏa thuận giá thuê, các công việc dịch vụ kèm theo như lắp đặt, vận hành, v.v...Sự phối hợp và hỗ trợ của Nhà tổ chức sự kiện tới đâu?
Cần lên lịch làm việc với các nhà cung ứng trước. Phải kiểm tra chất lượng hàng hóa xem chất lượng có thể bảo đảm không? Kiểm tra xem xét mẫu các loại hàng và hàng thực tế, catalog và hàng thực tế. Kiểm tra cả các hàng hóa thuê khác như phông màn, rèm trang trí, khăn phủ bàn và đệm ghế, v.v...
Giao nhận vật dụng đó cũng là vấn đề được đặt ra. Thời gian giao khi nào? Ai là người mở chúng ra và trưng bày, thu dọn và rửa, gói lại và mang trả, v.v...Công ty cho thuê làm những gì và Nhà tổ chức làm những gì, v.v...Trong hợp đồng phải ghi rõ ai là người cung cấp, số lượng nhân viên bao nhiêu để vận chuyển, bày biện và dọn dẹp. Phải bảo đảm là những yêu cầu đặc biệt được lưu ý và bên cung cấp phải xác nhận bằng văn bản danh mục hàng, giá cả và thời gian.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
