Đồ uống thích hợp: căn cứ vào mục đích yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra đối với bữa ăn để xác định đồ uống thích hợp, bạn cần giới hạn đồ uống trong phạm vi nào như rượu đắt tiền, rượu mạn. Những loại rượu này rất đắt tiền, ảnh hướng lớn tới ngân sách, để giải quyết vấn đề này, có thể giới hạn...
Đồ ăn và đồ uống
Đồ uống
Đồ uống thích hợp: căn cứ vào mục đích yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra đối với bữa ăn để xác định đồ uống thích hợp, bạn cần giới hạn đồ uống trong phạm vi nào như rượu đắt tiền, rượu mạnh…
Những loại rượu này rất đắt tiền, ảnh hướng lớn tới ngân sách, để giải quyết vấn đề này, có thể giới hạn một số đồ uống mà sự kiện cung cấp. Ngoài ra, cá nhân nào muốn dùng sẽ làm việc với khách sạn để dùng rượu quý và phải trả chi phí. Cần làm việc về giá cả các loại đồ uống trước, một giá thống nhất của khách sạn trước đó hay theo mức giá ưu tiên nào đó cho sự kiện.
Rượu và quầy bar: Phải luôn đảm bảo đủ người phục vụ trong quầy bar để phục vụ rượu và cần cả người rót rượu cho khách. Nhân viên phục vụ phải biết rõ công việc cụ thể của mình. Phải biết mình ở vị trí nào, thời gian bao lâu.
Vị trí quầy rượu cũng quan trọng. Cần tránh tập trung quá đông trong một thời điểm. Cần suy xét xem có sự cho phép đặc biệt nào cho việc có quán bar hoặc kéo dài thời gian phục vụ quầy bar nơi phục vụ đồ uống không?
Chi phí: Ngoài chi phí cho đồ uống còn những chi phí về tiền thưởng cho nhân viên phục vụ, tiền thuế…Người tổ chức cần thanh toán chi tiết, từ phương án tính toán tới các mức chi phí cụ thể. Nên nhớ rằng, phương pháp tính khác nhau dẫn tới mức chi phí rất khác nhau nên việc này phải có sự thống nhất giữa hai bên.
Kết thúc chiêu đãi: Đối với phục vụ cả ăn và uống, cần chú ý không nên kết thúc trước khi nhân viên dọn dẹp xong. Nhà tổ chức phải rất linh hoạt. Trong những lúc sôi nổi nhất thì khách sẽ không muốn tiệc kết thúc và có thể kéo dài phục vụ. Như vậy nhà tổ chức phải xác định chi phí phục vụ thêm giờ. Tuy vậy cần cố gắng hướng tiệc chiêu đãi ra theo thời gian dự kiến và chọn thời điểm kết thúc bảo đảm những dư âm tốt kéo dài, hạn chế những khiếm khuyết không đáng có.
Chuẩn bị thực đơn: Thực đơn gắn liền với chi phí, chi phí quyết định thực đơn. Thực đơn sẽ chi phối các hoạt động chuẩn bị cho việc phục vụ bữa tiệc.
Dự đoán chi phí: Trước khi thiết lập thực đơn phải dự toán chi phí, chi phí có thể được lập theo hệ thống dưới đây:
Chi phí cố định: chi phí thuê địa điểm và nhân viên phục vụ, chi phí thuê thiết bị. Có những trường hợp sử dụng địa điểm tổ chức sự kiện để ăn tiệc sẽ không phải thuê. Song cũng địa điểm đó yêu cầu phải bố trí sân khấu, ánh sáng và trang trí thì rõ ràng phải tăng thêm chi phí vì bên cung cấp đã cung cấp cho không gian khác.
Các chi phí thực phẩm: Thông thường chi phí này gắn liền với giá các món ăn mà bên cung cấp thông báo.
Các chi phí khác: Những chi phí ngoài chi phí thực phẩm và chi phí cố định phục vụ bữa tiệc.
Không được để thiếu thực phẩm: Đây là nguyên tắc cơ bản của lên thực đơn. Tuy nhiên cũng không được lãng phí, cần dự kiến chính xác những món ăn được đưa ra phục vụ và thời gian sử dụng các món đó của khách và khi nào khách đến. Phải đảm bảo đủ các món ăn cho những người đến muộn và chú ý đến các nhóm khách không theo lịch đến cùng một thời điểm làm khách quá đông, không đủ người phục vụ gây rối bận nhầm lẫn sẽ dẫn tới thừa hoặc thiếu món ăn ở các nhóm khách khác nhau.
Hãy chọn món ăn theo mùa: Khi bắt đầu chuẩn bị thực đơn đã phải tính đến chọn món ăn theo mùa. Món ăn theo mùa vừa thuận lợi về nguồn thực phẩm phong phú, vừa hợp thời tiết khí hậu và an toàn cho khách.
Vị trí nhà bếp: Phải chú ý xác định vị trí đặt bếp sao cho các món ăn được đưa đến chỗ khách hợp lý nhất. Bếp phải kín đáo vả biệt lập với phòng ăn, khách sẽ không nhìn thấy thao tác và cảnh nấu nướng của đầu bếp. Khói bụi, hơi khí ga và khí bếp cũng không bay vào phòng ăn được.
Tuy nhiên có những trường hợp đặc biệt lại khác. Có những sự kiện ở một số nước lại trình diễn việc nấu nướng trước mặt các vị khách, trong bữa tiệc trưng bày các món ăn địa phương và đầu bếp giải thích cách chuẩn bị nấu nướng và mô tả từng món ăn, đó cũng là điều rất hay và thú vị.
Nhà tổ chức cần đưa ra cho khách nhiều lựa chọn đồ ăn, đồ uống như món khai vị, món Salad và các món ăn phụ nho nhỏ phải được trình bày thật đẹp cùng các món ăn tráng miệng, rượu bia…Ngoài ra còn chú ý tới bố trí phòng, trang trí, dịch vụ và di chuyển.
