Ăn uống ngày nay trong chương trình hoạt động sự kiện, đó là các buổi liên hoan, tiệc chiêu đãi của chủ sở hữu sự kiện và bữa ăn hàng ngày của khách tham dự. Nhà tổ chức cần phân biệt, tránh nhầm lẫn với ăn uống của khách tại khách sạn hoặc nhà hàng. Ăn uống ngày nay trong chương trình ...
Đồ ăn và đồ uống
Ăn uống ngày nay trong chương trình hoạt động sự kiện, đó là các buổi liên hoan, tiệc chiêu đãi của chủ sở hữu sự kiện và bữa ăn hàng ngày của khách tham dự. Nhà tổ chức cần phân biệt, tránh nhầm lẫn với ăn uống của khách tại khách sạn hoặc nhà hàng.
Đồ ăn
Trước hết cần xác định rõ phạm vi, mứa độ và mục dích bữa ăn cần phải đạt tới. Chẳng hạn trang trọng, lịch sự, tạo sự thân thiện ban đầu, kết thúc, hội nghị, chia tay, tạo ấn tượng…nhằm nâng cao tầm vị trí của sự kiện.
Nhà tổ chức cần kiểm tra lại ngân sách, xem phạm vi giới hạn tới mức nào, từ đó quyết định tiệc đứng hay tiệc ngồi. Cần bàn bạc cụ thể với cơ sở cung cấp dịch vụ và xây dựng thực đơn ban đầu trong phạm vi giới hạn của ngân sách. Hãy chú ý tới những món ăn có màu sắc, hương vị có những nét đặc thù, gợi sự quan tâm chú ý của mọi người, mang lại hiệu quả cao với chi phí hạn chế, sao cho thể hiện sự tinh tế, khả năng sáng tạo và phong cách riêng biệt.
Cần có thời gian cân nhắc cho việc lựa chọn và quyết định thực phẩm. Đặc biệt phải chú ý tới thực phẩm dành cho người ăn kiêng. Thực phẩm phải bảo đảm an toàn từ nguồn gốc và trong chế biến phục vụ.
Căn cứ vào tiệc đứng hay tiệc ngồi mà quyết định kích thước và cơ cấu các món ăn cho phù hợp. Chẳng hạn chuẩn bị một buổi chiêu đãi tiệc đứng cùng với các món khai vị nguội và nóng, phải chú ý đến kích thước của món ăn sao cho vừa đủ ăn hay có thể ăn một cách dễ dàng, không nên phục vụ món ăn có xương hay nhiều nước. Mọi người sẽ ăn theo kiểu cầm trên tay hay để thức ăn vào đĩa? Có đủ đồ dùng phục vụ cho nhiều bữa ăn hay phải đợi khách sạn rửa sạch và đem dùng lại cho bữa sau?...Nhà tổ chức cần phải làm việc cụ thể với các nhà cung cấp đó.
Ngoài ra, nhà tổ chức cần xác định rõ khẩu phần ăn cho các bữa tiệc và báo trước cho nhà cung cấp thực phẩm. Vấn đề này cần lưu ý tới số khách tăng thêm do có những người đi kèm. Tuy nhiên, những khách đi kèm này vẫn cố gắng biết trước để đảm bảo cung cấp đủ suất ăn, tránh để lãng phí. Cũng cần có mốc giới hạn thời gian cuối cùng để chốt suất ăn sau khi đã kiểm tra, nắm cụ thể số người tham dự.
Một vấn đề không kém phần quan trọng là nhà tổ chức phải quan tâm tới đội ngũ nhân viên phục vụ, nhân viên âm thanh, ánh sáng, sân khấu…Tùy vào lực lượng này có được dự với khách mời hay sắp xếp riêng cho họ, như vậy ngân sách sẽ phải tăng thêm.
