Bố trí đặc biệt: Có cần bố trí đặc biệt nào trong phòng họp không? Nhà tổ chức phải xem xét có vị trí ưu tiên nào không? Chẳng hạn vị trí để quảng cáo giới thiệu sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ của nhà tài trợ. Phải đảm bảo không có vị trí nào trong phòng của mình quá chật hẹp hay đông đúc....
Những yêu cầu khác
Bố trí đặc biệt: Có cần bố trí đặc biệt nào trong phòng họp không? Nhà tổ chức phải xem xét có vị trí ưu tiên nào không? Chẳng hạn vị trí để quảng cáo giới thiệu sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ của nhà tài trợ. Phải đảm bảo không có vị trí nào trong phòng của mình quá chật hẹp hay đông đúc. Phải dành đường cho nhân viên phục vụ sự kiện, họ có thể dễ dàng đi xung quanh qua mặt hàng được trưng bày, các mặt hàng đó được sắp xếp thuận tiện và hợp lý.
Trọng tải của nền: Trọng tải của nền cần phải được chú ý xem xét. Tùy theo yêu cầu cụ thể của từng sự kiện mà gia cố nền cho phù hợp. Nhà quản trị phải hỏi người quản lý địa điểm xem sàn nhà có chịu được các vật nặng hay không? Đối với các khách sạn, trung tâm hội nghị, các tầng cao của nhà cao tầng mà nền đã được thiết kế và xử lý, cần phải nghiên cứu kỹ, không cho phép bỏ qua nhằm tránh sự cố xảy ra.
Sử dụng hiệu ứng đặc biệt: Cần xem có sự hạn chế nào khi sử dụng pháo hoa, laser, băng khô…các vật liệu có cần chống cháy không? Có các quy chế nào khác không? Hãy kiểm tra lại với những người quản lý các trang thiết bị, nhân viên cứu hỏa và công ty đảm bảo hiệu quả đặc biệt. Không chấp nhận bất kỳ một ý kiến nào, hãy làm việc của mình chuẩn bị kỹ những gì mình sẽ làm.
Phòng trống và sắp xếp phòng: Có cần các phòng trống để bố trí không gian tách phòng không? Có nhiều trường hợp phải tổ chức hai sự kiện một lúc tại hai vị trí trong phòng lớn. Các phòng đó được mở như thế nào, mở tự động hay bằng tay và thời gian bao lâu…? Có cần nhân viên kỹ thuật và quy tắc chung nào không? Cần làm việc chi tiết với nhà quản lý các vấn đề này.
An toàn và phòng chống cháy nổ: Nhà tổ chức cần tìm hiểu chi tiết và cho áp dụng những quy chế an toàn và phòng chống cháy nổ cho toàn khu vực. Câu hỏi đặt ra đối với nhà tổ chức là các lối thoát hiểm được đặt ở vị trí nào, có dễ khi tiếp cận không? Có bị che khuất bởi các rèm hay đồ trang trí không? Nếu có thì phải đặt các biển thông báo cho các vị trí đó. Các quy chế về an toàn và phòng cháy được dán ở các vị trí thích hợp bảo đảm các vị trí khách đều có thể đọc được. Cần phải mua bảo hiểm cho khách và các hoạt động sự kiện.
