Hợp đồng và thỏa thuận.
Nhà QHCC tuy không quá bạn tâm đến các loại giấy phép và hợp đồng, nhưng ít nhất phải biết đến 5 loại giấy phép sau đây: hợp đồng với người mẫu chụp ảnh, hợp đồng với nhân viên, thỏa thuận sử dụng ảnh, hợp đồng thuê viết bài và hợp đồng in ấn.
Đặc điểm chính của hợp đồng/thỏa thuận là 1 dạng văn bản thỏa thuận giữa tất cả các bên, trong đó co thương lượng về giá cả, phạm vi sử dụng; thời gian sử dụng; các cam kết ( quyền thừa kế cũng cần phải được xem xét sau khi người cho thuê ảnh qua đời); và không có điều kiện khác kèm theo ( ví dụ như tôi xin hứa, tôi xin cam đoan…)
Hợp đồng với các nhân vật nổi tiếng. Bạn phải nói rõ nghĩa vụ của họ và phải nói rõ là bạn sẽ sử dụng hình ảnh của họ cho mục đích gì. Để làm tốt việc đó, bạn cần chú ý những điểm sau đây:
- Có cần thiết phải lấy chứng thực của nhân vật đó không?
- Các nhân vật có đòi hỏi trả tiền cho việc sử dụng tên tuổi của họ không?
- Bạn có được đảm bảo độc quyền sử dụng các hình ảnh đó trong các hoạt động QHCC không?
- Còn điều kiện nào khác liên quan đến hợp đồng không?
Hợp đồng thuê người mẫu. Các vi phạm liên quan đến luật pháp có thể nảy sinh nếu bạn sử dụng ảnh của 1 người nào đó vào các hoạt động xã hội hoặc quảng cáo mà không được phép cảu người đó. Nhà nhiếp ảnh luôn phải làm văn bản thỏa thuận có chữ kí của người mẫu. Nếu bạn muốn dùng hình ảnh của trẻ em thì bạn phải xin chữ kí của bố hoặc mẹ hay người giám hộ. Cấn chú ý mẫu đó chỉ dành cho các tổ chức sử dụng vào việc thông tin báo chí mà thôi. Điều đó có nghĩa rằng bạn sẽ không được phép in các bức ảnh lên hàng hóa hoặc dùng cho các mục đích khác không có trong văn bản thỏa thuận.
Hợp đồng với nhân viên. Khách hàng có quyền yêu cầu nhà QHCC đảm bảo quyền riêng tư và tính bảo mật, 1 số hãng QHCC lớn đã yêu cầu nhân viên của mình kí bản cam kết tôn trọng quyền riêng tư và tính bảo mật-và yêu cầu này là bắt buộc với tất ca mọi người từ phụ trách kế toán cho tới nhân viên văn phòng. Sở dĩ phải làm như vậy vì các nhân viên đều có mã truy cập vào các tranh tin nội bộ, 1 việc mà các công ty cạnh tranh rất thèm muốn có được. Hình phạt cho những vi phạm cam kết do hội đồng quản trị quyết định, cần thiết có thể sa thải. Bản cam két này vừa có tác dụng nêu cáo tinh thần đạo đức, vừa có ý nghĩa về mặt pháp luật. Ban giám đốc cũng phải hết sức thận trọng khi sử dụng các thông tin cá nhân bởi việc đó có thể bị quy là phạm pháp.
Hợp đồng với nhân viên là những tài liệu pháp lý, trong đó thường có các điều khoản về bảo mật và các giám đốc thường phải đưa vào nhiều điều kiện mở trong các hợp đồng của họ, do vậy khi có 1 nhân viên thôi việc sẽ không phải lo xảy ra các tranh chấp. Hợp đồng tất nhiên là có thể bị vi phạm, và những điều kiện mở tất nhiên cũng có thể được đàm phán.
Thỏa thuận chụp ảnh. Đây là thỏa thuận giữa nhà QHCC hoặc công ty với nhà nhiếp ảnh tự do được thuê để thực hiện 1 công việc cụ thể nào đó, hợp đồng phải nói rõ phạm vi sử dụng của các bức ảnh, phí dùng ảnh vào các nội dung khác nhau sẽ khác nhau, nếu bạn đề nghị muốn sử dụng các bức ảnh nhiều lần, hoặc dưới nhiều hình thức khác nhau thì đa số các nàh nhiếp ảnh sẵn sàng kí luôn các thỏa thuận sử dụng ảnh trong tương lai ngay trong hợp đồng, tuy nhiên cũng có 1 số nhiếp ảnh gia yêu cầu sử dụng ảnh lần nào thì làm thỏa thuận cho lần đó, bạn nhớ rằng bản quyền thuộc về người chụp ảnh ngay từ phút bấm máy đầu tiên, để có căn cứ soạn thảo thỏa thuận.
Thuê sáng tác. Nhà QHCC trong 1 tổ chức ( phi lợi nhuận) phải thuê 1 nhà văn hay 1 nghệ sĩ sáng tác ví dụ, các công ty thường thuê 1 nhà văn cho việc viết bảo thường niên. Hợp đồng thuê nghệ sĩ liệt kê tất cả các quy định đối với các bên trong quá trình làm việc.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
