Cách tốt nhất là hãy sử dung một hệ thống kiểm tra hằng ngày hoặc hàng tuần. Dưới đây là hai vd về các phương pháp kiểm soát.
Bảng chấm công
Công cụ này rất đơn giản nhưng sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian và nguồn nhân lực đang được sử dụng cho chương trình. Hằng ngày , mỗi nhân viên chỉ cần ghi vào bản chấm công với những thông tin cụ thể như cấp bậc vị trí, mã số công việc, thời gian thực hiện công việc, những ghi chú khác nếu có, và gửi đến cho bộ phận hành chính có liên quan.
Bảng chấm công còn đóng vai trò là một hệ thống cảnh báo giúp bạn dễ dàng dự đoán những hoạt động có khả năng bị trễ, đồng thời nó có thể được sử dụng như một thước đo để đánh giá những công việc trong tương lai, nó còn cung cấp dữ liệu để bạn tính toán các khoản phí phải trả. Một nhân viên hành chính sẽ giúp ghi nhận, đối chiếu bảng chấm công, tổng hợp và so sánh chúng với những số liệu mục tiêu kế hoạch
Mã số công việc
Đây là hình thức đặt tên cho từng công việc khác nhau, dựa trên các yếu tố như tên khách hàng, thể loại công việc,… Chúng rất hữu ích trong việc giúp bạn kiểm soát chi phí bằng cách nhận diện tất cả các khoản phát sinh có liên quan, nhờ thế sẽ tạo điều kiện dễ dàng cho hoạt động phân bổ chi phí về sau cho từng công việc.
Cách lập kế hoạch cho chương trình PR
Một kế hoạch có tính hệ thống sẽ đảm bảo cho một kết quả thành công. Để đạt dược điều này, bạn có thể áp dụng một phương pháp của Frank Jefkins gồm 6 điểm dưới đây:
- Đánh giá tình hình
- Thiết lập mục tiêu
- Xác định đối tương công chúng
- Lựa chọn phương tiện truyền thông
- Hoạch định ngân sách
- Đánh giá kết quả.
Lưu ý
- Đối với đối tượng công chúng phải có liên quan đến mục tiêu được xác lập
- Truyền thông và các kỹ thuật được xác lập
- Truyền thông và các kỹ thuật được sử dụng sẽ là phương tiện chuyển tải thông điệp đến công chúng
Xem xét những ràng buộc về ngân sách khi xây dựng kế hoạch. Chúng sẽ ảnh hưởng đến:
- Số lượng mục tiêu
- Giới công chúng đã xác định
- Phạm vi truyền thông sẽ sử dụng
- Loại phương tiện truyền thông sẽ được sử dụng.
Kết quả cuối cùng của hoạt động xây dựng kế hoạch sẽ là một chương trình hoặc một phương án đề xuất cho hoạt động PR.
