Khi giao tiếp với người khác bằng hình thức viết, bạn có thể kiểm soát được nhiều điều, nhưng trong quá trình phỏng vấn trực tiếp, có rất nhiều điều bạn không thể kiểm soát nổi, vì vậy nếu tin tức về cuộc phỏng vấn được đăng trên báo chí in thì nguy cơ có một hình ảnh không được ưng ý lắm rất cao, có một nguyên tắc giúp cho người đi phỏng vấn cảm thấy tự tin hơn, đạt kết quả tốt hơn, dưới đây là một số hướng dẫn giúp cho các nhà làm QHCC và các lãnh đạo áp dụng khi trả lời phỏng vấn báo chí:
Những nguyên tắc dành cho người làm QHCC
- Chọn địa điểm cho cuộc phỏng vấn, tốt nhất là trên địa bàn quen thuộc của người được phỏng vấn
- Sắp xếp đủ thời gian cho phóng viên hoàn thành nhiệm vụ của họ
- Nắm trước chủ đề của cuộc phòng vấn mang theo tài liệu bổ trợ.
- Tập dượt trước cho người cho sắp được phỏng vấn làm quen với các câu hỏi có thể gặp trong cuộc phỏng vấn, tính đến cả những câu hỏi dễ gây tức giận.
- Tìm hiểu thói quen của phóng viên, và tập cho người sắp được phỏng vấn tập nói theo một dàn ý có sẵn. Đồng thời tạo điều kiện cho các phóng viên biết trước một số điều về người sắp được phỏng vấn, bao gồm lai lịch thói quen sở thích… bởi vì những điều đó sẽ giúp tạo một không khí thân thiện trong buổi nói chiện
- Thông báo các quy định chung đối với cuộc phỏng vấn và đảm bảo cả hai bên đã hiểu kỹ.
- Tránh nói những câu chuyện không nắm trong chủ đề phỏng vấn.
- Nếu lỡ có làm như vậy hãy bình tỉnh vì đối với những phóng viên đã làm quen biết và tốt bụng thì họ sẽ cho qua.
- Giúp các phóng viên hoàn thành cuộc phỏng vấn trong ngày.
- Hãy chuẩn bị sẵn một số thông tin làm quà biếu cho các phóng viên bởi khi thỏa thuận về cuộc phỏng vấn, bạn có nói rằng bạn sẽ cung cấp cho họ một số thông tin quan trọng.
- Hãy đứng nghiêm ở khu vực cánh gà, và không được trả lời xen vào cuộc phỏng vấn.
- Nếu gặp một câu hỏi yêu cầu trả lời đi ngược chính sách của công ty và chính sách khách hàng, bạn phải nhắc ngay cho lãnh đạo biết đây là một vấn đề nội bộ nên không ai được phép tiết lộ, nếu khách hàng hay lãnh đạo của bạn muốn nổi cáu đối với câu hỏi bình thường bạn hãy nhắc họ cứ trả lời như bình thường.
- Hứa với phóng viên rằng bạn sẽ trả lời những câu hỏi thêm bên ngoài cuộc phỏng vấn
- Không nên hỏi phóng viên là bao giờ thì tin bài bạn được đăng hoặc là tin bài ấy có đủ độ dài hay không.
Nguyên tác cho lãnh đạo tham gia một cuộc phỏng vấn
- Phải nắm nội dung của buổi phòng vấn.
- Hãy hình dung tình huống phải trả lời các câu hỏi mang tính khiêu khích
- Hãy trung thực
- Trả lời thẳng vào câu hỏi của họ, nếu không trả lời được thì bạn hảy nói rằng bạn không thể.
- Nếu bạn không tìm được câu trả lời, hãy cho phóng viên biết và hứa rằng bạn sẽ trả lời sau, và nhờ thực hiện lời hứa.
- Hãy giữ cho cuộc phỏng vấn có một không khí trang trọng nhất có thể, ngay cả khi gặp phải những câu đùa cợt.
- Tránh nói những chuyện lạc chủ đề trừ khi bạn quen thân với phóng viên đó. hãy giải thích với phóng viên rằng những thông tin ngoài lề đó không thích hợp đưa ra công chúng.
- Hãy sử dụng những tố chất mà nhớ chúng bạn đã có vị trí như hiện nay, đống thời bạn cần phải tạo cho mình một diện mạo hết sức chuyên nghiệp.
- Hãy hứa với phóng viên là sau này nếu anh ta cần gì hãy thông báo, công ty của bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ.
