Nhìn chung không nên tổ chức họp báo, nếu bạn chưa chắc chắn được những gì cần nói và đáng nói thì lại không nên tố chức họp báo. Tuy nhiên nếu có thể được thì bạn cứ tổ chức họp báo, điều này rất có lợi bởi nó chứng tỏ cho công chúng biết công ty của bạn không có điều gì che giấu.
Hãy tổ chức họp báo nếu có một nhân vật nào đó tham dự nhưng trong tình trang bận rộn và bạn biết rằng giới báo chí đang rất mong gặp được nhân vật này
Bạn hãy phân bố các phóng viên in và phóng viên truyền hình thành 2 nhóm, tổ chức riêng cho 2 nhóm mỗi nhóm một cuộc họp báo, tuy nhiên thực tế cho thấy không dễ gì làm được điều đó
Giả sử bạn có thể tổ chức họp báo riêng lẽ như thề thì trước tiên bạn nên lên kế hoạch, cần kiểm tra lại mình có đáp ứng tin bài đúng hẹn cho cả hai bên được không, dưới đây là một số nguyên tắc trước khi họp báo:
Tìm một địa điểm có đầy đủ các phương tiện vật chất thuận tiện cho các phóng viên viết báo. Cố gắng chọn một nơi đặt hội trường có phong cảnh mang ý nghĩa liên quan đến sự kiện, nhưng nơi đó không nên ở quá xa khu ăn nghỉ.
Chọn ngày, giờ phù hợp nếu bạn được quyền làm như vậy ngày đầu tuần rất thích hợp cho công việc tổ chức vào ngày chủ nhật cũng được bởi đó cũng là ngày làm việc của các nhà báo.
Sắp xếp để trong cuộc họp báo có đội ngũ làm tin bài riêng cho nội bộ công ty. Khi làm việc này bạn cần phải nắm được các bài phát biểu trong cuộc họp báo sẽ có những nội dung gì để quyết định có thu video kèm tiếng hay không, bạn cũng có thể dùng các băng video đó làm tài liệu tham khảo cho các tin bài của bạn sau này.
Thu thập tất cả các thông tin cơ bản về các nhân vật và các tổ chức cần thiết đối với bạn
Cử ra một người chịu trách nhiệm lấy tên của các phóng viên nhà báo và tên của các toà soạn nơi họ làm việc, cần chú ý lấy cả số điện thoại dùng cho việc liên quan sau này.
Đối với những đơn vị không tham gia được, bạn hãy gửi cho họ thông tin bài viết gồm các đoạn băng video sau khi đã kiểm tra chỉnh sửa và gửi cho họ tất cả những thông tin cơ bản đã cấp cho những người đến dự. bạn cũng cần chuẩn bị các bộ tài liệu để phát cho tất cả mọi người tham dự họp báo.
Tập dượt trước các việc cần làm với người phát ngôn của bạn. Hãy cố gắng tỏ ra hăng hái trong các hành động cử chỉ của mình ở mức tối đa có thể. Làm quen với các tình huống bị công kích.
Cùng với người phát ngôn, đánh giá kết quả ngay sau khi kết thúc họp báo và ngay sau khi tin bài được đăng.
Chỉ dẫn cho người phát ngôn biết báo chí đã sử dụng các bài phát biểu trong cuộc họp báo như thế nào.
Thêm các mối quan hệ, các hội chợ thương mại cũng nằm trong một số những sự kiện đặc biệt như các sự kiện xã hội khác
Những vấn đề có thể phát sinh từ các sự kiện này là các hợp thiếu kiểm soát và những cơ hội nảy sinh luật Murphy, tại các hội chợ thương mại bạn cần phải báo cho các phóng viên ở các toà soạn đến dự, nhiều người thấy rằng các nhà báo xứng đáng được hưởng sự quan tâm đặc biệt.
