Nếu các buổi diễn thuyết trong nội bộ một đơn vị tổ chức, một công ty đã được coi là những sự kiện đặc biệt thì những việc khác như hội trợ triển lãm thì phải được coi là các sự kiện đặc biệt. trong thực tế có không ít sự kiện lớn hơn nhiều sự kiện kể trên như các cuộc viếng thăm củ những nhân vật quan trọng, hội nghị , hội thảo, triển lãm hàng hóa thương mại, hội nghị khách hàng v..v.. lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện trên là một việc tối quan trong.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện có 9 bước cơ bản giúp bạn lên kế hoạch tổ chức các sự kiện như lễ trao giải, hội chợ, hoặc tham quan công ty.
Bắt tay lập kế hoạch và lịch làm việc, lập kế hoạch thật tỉ mỉ chi tiết, giao trách nhiệm từng công việc cho từng người, bố trí lực lượng nhân sự dự phòng, chuẩn bị sẵn từ một đến hai người có thể thay thế ngay khi có sự cố về nhân sự. khi đã lên danh sách tất cả những việc làm, bạn có thể hình dung về sự kiện với tư cách là người tham gia. Bằng cách này có thể phát hiện ra những điểm thiếu sót
Thành lập một số ban để chia sẽ công việc, bằng cách mới ban lãnh đạo và các nhân viên quan tâm đến sự kiện, bạn sẽ giảm bớt được áp lực công việc, bằng cách này bạn có thể phát hiện ra những thiếu sót.
Thành lập một số ban để chia sẽ công việc, bằng cách mời lãnh đạo và các nhân viên quan tâm đến sự kiện, bạn sẽ giảm bớt được áp lực công việc, đồng thời giúp cho nhân viên trong công ty có cơ hội thể hiện sự nhiệt tình và thêm sự hiểu biết.
Nếu thấy cần bạn có thể kêu gọi sự trợ giúp của các chuyên gia trong công ty, gồm có các họa sĩ, nhân viên thiết kế người viết nội dung, chuyên gia triển lãm, v..v…
Tạo sự hấp dẫn cho sự kiện dể lại nhiều ấn tượng, ví dụ cho mới các nhân vật nổi tiếng , diễu hành, hòa nhạc , khiêu vũ, chiếu phim, triển lãm lịch sử, ngâm thơ, trao thưởng, trao giải nghệ thuật, trình diễn thời trang, giới thiệu sản phẩm và tham qua nhà máy v..v..
Chuẩn bị quà tặng cho tất cả mọi người. cần chuẩn bị các loại quà khác nhau cho từng đối tượng, phân loại riêng từng loại quà khác nhau cho từng đối tượng, phân loại từng loại quà sao cho phù hợp với chủ đề sự kiện.
Đảm bảo cho việc đi lại thuận tiện, sắp xếp chỗ để xe, nếu nhà máy cách quá xa khu dân cư thì phải bố trí xe buýt đưa đón khách, tập huấn cho đội ngũ hướng dẫn viên kỹ năng trợ giúp khách trong các chuyến tham quan công ty , đồng thời bố trí một đội ngũ có trình độ trực tại các phương tiện thông tin đại chúng để vận động mọi người , trong trường hợp cần thiết có thể sử dụng cả quảng cáo.
Khi kết thúc sự kiện, hãy cảm ơn tất cả mọi người về sự hợp tác và tham gia, bất cứ lễ trao thưởng hay hội chợ nào muốn thành công cũng cần có sự giúp đỡ của nhiều người, và sự cống hiến của một số người, cho nên cần phải ghi công của họ liệt kê những mục cần kiểm tra đối với trang thiết bị tổ chức sự kiện
