Đây có lẽ là vấn đề mà các nhà QHCC cần phải lưu ý nhất và cũng là vấn đề ít được chú ý nhất. những chỉ dẫn dưới đây có thể được chọn lọc áp dụng cho từng trường hợp cụ thể
Lên chương trình cho buổi diễn thuyết trước một ngày hoặc ít cũng phải làm việc đó hai tiếng trước giờ diễn thuyết. kiểm tra và điều chỉnh độ cao của bục diễn thuyết sao cho phù hợp độ cao của diễn giả kiểm tra ánh sáng và micro
Tìm hiểu xem phòng bên cạnh sẽ diễn ra những hoạt động gì vào ngày hôm đó, tránh để cho các diễn giả phải nhắc nhở việc trật tự khi đang thuyết trình. Khi đang tổ chức họp đông người phải thuê địa điểm ở khách sạn hoặc nhà hàng bạn phải tìm hiểu xem hôm đó, tại địa điểm đó, có cuộc họp lớn nào nữa không. Nếu có thì đó là cuộc họp về vấn đề gì.
Kiểm tra hệ thống âm thanh, âm ly loa. Sắp xếp thời gian cho phần âm nhạc.
Liên hệ với bộ phận phụ trách ánh sáng
Kiểm tra hệ thống điện. Chuẩn bị sẵn dây điện loại lớn dùng cho bộ phận báo chí.
Nếu dùng hình ảnh minh họa thì phải kiểm tra máy chiếu và các thiết bị như máy ghi hình, máy tính và các loại dây dẫn xem có hoạt động tốt hay không. Bố trí một chiếc bàn để đặt máy chiếu và các thiết bị phục vụ mày chiếu ở khoảng cách thích hợp so với màn ảnh. Chạy hai máy chiếu một lúc để đề phòng nếu một máy có trục trắc thì chương trình vẫn diễn ra bình thường. kiểm tra tình trạng hoạt động của máy tính.
Chuẩn bị đầy đủ số bàn ghế cần thiết và cho kê đúng quy định. Rất có thể phải có khăn trải bàn. Kê bàn ghế sao cho càng gần với diễn giả càng tốt nhưng không quá chật chội, tuy nhiên, phòng nhỏ mà hơi đông
Vẫn tốt hơn phòng lớn mà ít người đến dự. Nếu bạn đến sớm và báo cho khách sạn về việc có ít người tham dự, họ sẽ dùng bình phong thu hẹp phòng lại cho bạn.
Bố trí nước và cốc chén đầy đủ, nước giải khát và cà phê cũng cần phải có, cần nhớ đảm bảo các dịch vụ phải được thực hiện một cách hoàn hảo, mang đến, bổ sung, dọn dẹp tất cả phải được chu đáo bất kể số lượng người tham dự là bao nhiêu.
Bố trí lại chỗ để diện thoại, nếu có diện thoại trong phòng họp thì cần có người luôn túc trực để trả lời ngay khi có cuộc gọi đến, không để chuông reo lâu quá ảnh hưởng tới việc thuyết trình của diễn giả.
Làm sẵn thẻ điểm danh và luôn dự trữ một số thẻ chưa ghi tên dề phòng phải bổ sung. Cần nhớ là khách nữ thường không có túi áo túi quần cho nên không nên làm thẻ điểm danh kiểu bỏ túi, mà nên làm loại thẻ có kẹp hoặc có kim để cài
Cho kê một cái bàn dể khách hàng đăng ký và nhận thẻ điểm danh.
Luôn theo dõi danh sách khách mời, đánh dấu những khách chắc chắn đến và những người có lý do không thể đến.
Phát số ghế ngồi cho khách hoặc phải bố trí người hướng dẫn khách vào chỗ thích hợp
Nếu có thể, hãy sắp xếp thời gian cho khách hàng phát biểu, đóng góp ý kiến
Chuẩn bị giấy bút cho khách dự phòng họ muốn ghi chép
Chuẩn bị bộ tài liệu để phát cho khách.
Dùng một đồn hồ to dễ nhìn hoặc thiết bị hẹn giờ dể kiểm soát thời gian cho từng tiết mục thuyết trình
Kiểm tra kỹ các linh kiện máy tính xem hoạt động có tốt không.
