Hệ thống âm thanh có vai trò quyết định trong việc thành công hay thất bại của một buổi thuyết trình. Để tránh sự cố xảy ra trong một buổi thuyết trình, bạn cần phải quan tâm đặc biệt tới bốn khía cạnh của âm thanh. Đó là hệ thống âm ly có tốt không. Dùng thiết bị âm thanh của công ty hay của đi thuê bên ngoài, thiết bị càng đơn giản càng tốt, đồng thời đối với các linh phụ kiện phải lựa chọn thật kỹ.
Rất ít khách sạn có hệ thống âm thanh chuyên nghiệp. những thiết bị âm thanh mà khách sạn cung cấp như bục diễn thuyết, micro, loa cầm tay, thường không thống nhất về chủng loại, chất lượng, năm sản xuất và không tương thích.
Phải cho các thiết bị âm thanh chạy thử ở nơi sẽ diễn ra sự kiện và xem tất cả có hoạt động đồng bộ không, để nếu có vấn đề gì chưa tốt thì vẫn còn đủ thời gian giải quyết, cần kiểm các nhân viện vận hành hệ thống âm thanh về nắm chắc các nguyên tắc hoạt động của hệ thống này, có thuộc vị trí các nút điều chỉnh, có thành thạo việc điều chỉnh âm thanh, có nắm vững cách vận hành những thiết bị phụ trợ như băng video, micro phụ hay không… Các diễn giả và người nghe rất khó chịu khi bài nói chuyện của họ bị gián đoạn bởi những trục trặc từ phía hệ thống từ phía âm thanh và nhân viên phụ trách âm thanh.
Hãy kiểm tra kỹ hệ thống loa, điều chỉnh âm lượng của loa lên cao hơn một chút so với mức bình thường bởi khi phòng có dông người thì âm lượng phải để ở mức cao hơn so với lúc chưa có người
Bạn có thể yên tâm khi đi thuê các thiết bị âm thanh cho buổi thuyết trình đó là những thiết bị hết sức chuyên nghiệp. người cho thuê có đủ các loại thiết bị có chất lượng cao, cho hiệu quả thuyết trình rất tốt như micro, hệ thống loa, âm ly, và các thiết bị phụ trợ
Không nên cho thuê tất cả các thiết bị theo chỉ dẫn của nhà sản xuất đều đã thiết kế lời chỉ dẫn sao cho có lợi nhất cho họ.
Vì vậy, bạn chỉ nên chọn những thiết bị cần thiết cho từng công việc mà thôi, ví dụ micro là thiết bị quan trong nhất trong hệ thống âm thanh. Cho dù các thiết bị quan trọng nhất trong hệ thống âm thanh, cho dù các thiết bị khác có tốt đến mấy cũng không có tác dụng gì nếu chiếc micro làm việc kém chất lượng. micro bạn chọn có phù hợp với mục đích sử dụng hay không.
