Để đảm bảo rằng tất cả các trang thiết bị quan trọng dành cho sự kiện đều đã được kiểm tra kỹ? một trong những phương pháp đơn giản nhất là lên một danh mục chi tiết những nội dung cần kiểm tra đối với trang thiết bị. tiến hành kiểm tra sớm để nếu có sự cố gì xảy ra thì bạn vẫn có đủ thời gian bổ sung và chỉnh sửa
Trước một tuần
- Hoàn thiện trang thiết bị dành cho báo chí tài liệu thuyết trình, các chỉ dẫn vận hành máy tính, băng rôn biểu ngữ,… đồng thời đặc lịch pháp sóng cho sự kiện.
- Thông báo trước thời điểm diễn ra sự kiện
- Tìm hiểu xem bên thông tin báo chí họ cần trang thiết bị gì để sắp xếp thời gian và nhân sự lo đáp ứng ngay. Đặt mua tất cả các trang thiết bị cần thiết cho phòng đưa tin hoặc khu vực báo chí. Kiểm tra hệ thống âm thanh ánh sáng , điện, vv…
- Lập danh sách bộ về những khách mời tham dự
- Chuẩn bị sách sơ bộ tài liệu dành cho khách, trong đó liệt kê nội dung của buổi thuyết trình và các thông tin sơ lược về công ty…
- Chuẩn bị sẵn các loại phù hiệu cho bên báo chí, cho các khách mời, và nhân viên của công ty.
- Nắm chắc các bước thực hiện. Cụ thể hóa các công việc, dự kiến nhưng việc đột xuất có thể xảy ra. Bố trí người lau đồ đạc và trang trí hội trường, treo logô, biểu ngữ
- Hoàn thiện các bài phát biểu và photo đủ số lượng các bộ tài kiệu theo yêu cầu.
- Cử người đón khách quan trọng.
- Chuẩn bị lời giới thiệu và các tài liệu và các bộ tài liệu theo yêu cầu.
- Cử người đón khách quan trọng.
- Chuẩn bị lời giới thiệu và các tài liệu phục vụ cho thuyết minh
- Phổ biến nhiệm vụ cho từng cá nhân một cách rõ ràng và chính xác
- Thông báo chi tiết các yêu cầu về an toàn. Lập phương án xử lý các trường hợp cấp cứu, có tính đến mọi đối tượng tham gia sự kiện.
- Bố trí ban liên lạc với bên báo chí và các khách mời. cung cấp lịch bay của các hãng hàng không trong thành phố, số điện thoại taxi, địa chỉ các khách sạn, nhà hàng cho những người tham dự.
- Bố trí khách sạn và phương tiện đi lại cho khách mời. nếu địa điểm tổ chức ở xa, cần bố trí thêm khách sạn và phương tiện đi lại cho bên báo chí
Một ngày trước sự kiện
- Tất cả bộ tài liệu cho bên báo chí phải có đầy đủ theo yêu cầu
- Sẵn sàng khu vực cho báo chí
- Kiểm tra lại các trang thiết bị và những phụ kiện đặc biệt
- Kiểm tra lại màng ảnh và lôgô
- Bố trí địa điểm và lên quy trình phân phát phù hiệu
- Kiểm tra khu vực ăn uống và trật tự của bàn ghế
- Lên kế hoạch cụ thể cho việc phục vụ, địa điểm phục vụ, lau dọn, đồng thời kiểm tra lại hội trường, sân khấu và các thiết bị có liên quan
- Gửi bộ tài liệu cho phóng viên báo chí không thể tham dự
- Kiểm tra lại lịch tiếp khách quan trọng.
Vào ngày diễn ra sự kiện
- Gặp mặt tất cả nhân viên báo chí và phân phát bộ tài liệu
- Kiểm tra lại khu vực dành cho báo chí để xem tất cả các trang thiết bị, đồ dùng,linh kiện phù hiệu cho khách mời
- Kiểm tra các phù hiệu và ghi lại số lượng phù hiệu được phát.
- Kiểm tra việc chuẩn bị thực phẩm, các hoạt động phục vụ ăn uống
- Đảm bảo đáp ứng nhu cầu của các nhân vật quan trọng
- Đảm bảo diễn gia đã có đủ tài liệu.
Tuần sau sự kiện
- Gửi thư cảm ơn đến các cơ quan báo chí đã đưa tin về sự kiện
- Gửi thư cảm ơn đến tất cả mọi người
