Tại sao cần phải có chương trình?
Nếu bạn không có trong tay một chương trình triển khai các hoạt động PR nghiêm túc, thì mọi chuyện thường trở nên rối rắm, và có thể đạt được kết quả mỹ mãn, hơn nữa, sẻ rất khó phân tích mức độ thành công từ kết quả của những công việc không có kế hoạch. Lên chương trình PR không phải là một hoạt dộng mang tính ngắn hạn hay đối phó nhất thời.
Theo định nghĩa của họ viên PR, PR là:….những nỗ lực có chủ đích, có kế hoạch và duy trì lâu dài nhằm xác lập và cũng cố sự thấu hiểu lẫn nhau giữa tổ chức và các giới công chúng có liên quan…”
Vì thế, khi lên kế hoạch cho các hoạt động PR bạn cần ghi nhớ những điểm thiết yếu sau:
- Có chủ đích, có kế hoạch và được duy trì lâu dài;
- Xác lập và củng cố.
- Sự thấu hiểu lẫn nhau.
Chương trình
Một chương trình lớn thường có “tuổi thọ” khá dài ít nhất lá 12 tháng. Bất cứ chương trình nào như thế cũng phức tạp và phải thể hiện được một chiến lược, và tạo nên chiến lượt đó, bạn cần có những sự kiện hay họa đông riêng lẻ, đó chính là những “chiến thuật”
Khi lập kế hoạch cho các chương trình PR, bạn cần ghi nhớ một số điều cơ bản sau:
Dự phòng những yếu tố bất ngờ
Bất cứ chương trình nào cũng cần phải được đưa lên kế hoạch trước thật kỹ lưỡng, ít nhất là từ 3 tháng trước đó tuy nhiên, bạn cũng cần dự phòng cho các trường hợp bất ngờ xảy ra ngoài dự kiến khi lập kế hoạch. Đừng bao giờ chạy chương trình theo kiểu lập kế hoạch ứng phó từng ngày
Kế hoạch linh hoạt
Hãy tạo sự linh hoạt khi lên kế hoạch cho các chương trình PR và nên dành thời gian để tiến hành tổng kết định kỳ vào các thời điểm quy định. Khi lập kế hoạch PR, bạn cũng nên dành chỗ cho các tiết mục liên hoan thường lệ, thường đi kèm với các sự kiện như xuất bản một tờ báo nội bộ, một bản báo cáo thường niên, giới thiệu sản phẩm mới triển lãm…
Ưu tiên
Để chương trình đạt được những kết quả tốt nhất hãy luôn xem xét những nguồn lực sau:
- Nguồn nhân lực cần thiết
- Nguồn vật tư nguyên liệu
- Nguồn tài chính
Chắc chắn bạn sẽ không thể tránh khỏi những ràng buộc phát sinh, ví thế cần phải xác định trước những hoạt động cần ưu tiên.
Ngân sách
Khi đệ một chương trình PR bất kỳ, bạn luôn phải kèm theo một bản dự kiến chi phí cụ thể dù đó là để xét duyệt từ phía lãnh đạo nội bộ hay từ phía khách hàng. Làm như thế, sẽ giúp khách hàng hoặc ban lãnh đạo công ty biết chính xác ngân sách đầu tư cần thiết cũng như nhà tư vấn sẽ nắm rõ mức thu nhập sẽ nhận được từ dự án hợp tác đó…
