Có rất nhiều nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ khác nhau về cấu trúc và quy mô trên mọi lĩnh vực như nhiếp ảnh, thiết kế, đồ họa, thầu triển lãm, sản xuất phim ảnh, tổ chức hội nghị,… Họ đóng vai trò rất quan trọng trong công tác PR, nhưng đễ có được sự hỗ trợ tốt nhất từ họ, chúng ta cần tuân theo một vài quy tắc hết sức cơ bản. chương này sẽ cung cấp cho chúng ta một hướng dẫn tổng quát về cách làm việc hiệu quả với những nhà cung cấp dịch vụ.
Khi làm việc với nhà cung cấp hay dịch vụ nhà thầu nào bên ngoài, điều quan trọng nhất là bạn phải biết hiểu rõ những gì mình mong muốn, cũng như họ phải hiểu được những kết quả mà bạn cần đạt được. Nội dung tóm tắt các yêu cầu của công việc cần phải:
- Thể hiện trên văn bản;
- Toàn diện;
- Cụ thể và rõ ràng.
Nội dung bản tóm tắc yêu cầu công việc phải thể hiện chính xác cho nhà cung cấp hay nhà thầu biết yêu cầu của bạn.Vì đó sẽ là văn bản tham khảo chủ yếu của bạn và nhà cung cấp hay nhà thầu trong suốt quá trình diễn ra công việc cũng là phần chính của bản hợp đồng giao dịch.
Có thể nêu rõ yêu cầu công việc trong lúc trao đổi, nhưng tốt nhất sau đó bạn nên xác nhận lại bằng văn bản để tránh những tình huống hiểu nhầm, hiểu sai lệch hoặc thiếu sót trong quá trình thực hiện, thông thường nếu đưa ra một văn bản tóm tắt yêu cầu công việc trong quá trình trao đổi sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh được những câu hỏi không cần thiết.
Hợp đồng cung ứng
Khi soạn thảo hợp đồng hay thỏa thuận cung ứng cần:
- Đơn giản tối đa.
- Thể hiện đúng những điều bạn mong muốn.
- Tránh các thuật ngữ pháp lý hay những thuật ngữ phức tạp khác.
Một bản hợp đồng cần được trình bày thật cụ thể, mạch lạc, tránh tuyệt đối cách viết mơ hồ, khó hiểu hoặc có khả năng gây hiểu lầm hay diễn giải sai lệch, cũng như kết thúc mà không đề phần ký kết cho đại diện của các bên tham gia. Đứng quên kiểm tra các quy định về tài chính của tổ chức công ty bạn nếu vượt một mức nào đó có thể sẽ tự động chuyển sang hình thức đấu thầu
Tốt nhất là bạn nhất là bạn nên nhờ phòng pháp lý của công ty kiểm tra trước khi ký kết hợp đồng để tránh những hệ quả không tốt.
Lập kế hoạch sản xuất
Đôi khi bạn cần tiến hành sản xuất một ấn phẩm nào đó đúng thời hạn để kịp phục vụ chương trình giới thiệu sản phẩm mới,vì thế sẽ có những giới hạn và thời gian mà nhà cung cấp phải tuân thủ. Trong những trường hợp này, bạn cần phải lưu ý để nhà cung cấp nhận thức rõ điều này và lịch trình sản xuất được nêu rõ trong hợp đồng dịch vụ nếu cần bạn có thể bổ sung thêm những điều khoản xử phạt trong trường hợp trễ hạn.
Hãy luôn dự phòng những trường hợp bất ngờ. Ví dụ nếu bạn chuẩn bị xuất bản một quyển sách vào một ngày cụ thể, hãy cố gắng đưa vào lịch trình sản xuất một khoảng thời gian dự phòng dành cho các trường hợp phát sinh bất ngờ như hư hỏng máy móc, trục trặc trong khâu vận chuyển khi giao hàng…v…v…
Ước tính chi phí
Việc ước tính chi phí đòi hỏi ở bạn khả năng dự toán chính xác và chi tiết đến mức tối đa. Nếu ngân sách có hạn thì bạn cần phải biết điều chỉnh công việc sao cho phù hợp.
Nếu có thể, hãy dành sẵn một quỹ dự phòng dể xử lý các phát sinh ngoài dự tính vào phút cuối hoặc chi phí gia tăng ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Thuế VAT
Đừng quên VAT,ví nếu không tính trước, nó có thể ngốn mất một phần ngân sách của bạn. mọi việc sẽ ổn thỏa nếu đó là trường hợp bạn có thể thu hồi được khoản thuế đó, nhưng bạn cũng nên kiểm tra xem các khoản nào có thể được miễn thuế. Tốt nhất là hãy nghiêm cứu kỹ các quy định về thuế VAT nếu bạn không nắm vững, vì có nhiều khoản nhỏ có thể giúp bạn tiết kiệm được một số tiền lớn về lâu dài.
Thúc đẩy tiến độ triển khai
Bạn có thể gây áp lực đối với nhà thầu hay nhà cung cấp nhầm bảo đảm họ tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình sản xuất đã thống nhất. Những cuộc họp đều đặn nhằm kiểm tra tiến độ thực hiện là rất cần thiết, nhất là đưa ra điều chỉnh hợp lý và kịp thời nếu xảy ra những trục trặc trong khi sản xuất. và hãy nhớ rằng nếu trễ hạn, họ sẽ phải chịu phạt theo các điều khoảng thỏa thuận.
