Các chuyến viếng thăm của Hoàng Gia chính phủ tương đối hiếm hoi, nhưng lại đòi hỏi một kế hoạch chuẩn bị thật tỉ mỉ đến từng chi tiết. Loại sự kiện này thường có rất nhiều quy mô và hình thức, tùy vào mục đích và địa vị của người viếng thăm, và sẽ có thủ tục nhất định cần tuân thủ. Đặc biệt, với sự kiện này, vấn đề an ninh là một yếu tố cực kì quan trọng chiếm phần lớn sự quan tâm của ban tổ chức
Nên mời những vị khách nào?
Bạn cần biết nhân vật Hoàng Gia Chính Phủ là thích hợp nhất cho tổ chức của mình. Mỗi nhân vật sẽ có một mối quan hệ riêng, cũng sẽ ủng hộ những hoạt động từ thiện và sự nghiệp khác nhau. Hãy liên lạc với những giới chức địa phương hoặc liên quan để có các lời khuyên thích hợp. Họ cũng sẽ cho bạn biết cần thủ tục cần thiết để mời người của Hoàng Gia.
Thời gian biểu
- Khoảng 6 tháng trước khi cuộc viếng thăm diễn ra, hãy viết thư cho thư ký riêng của nhân vật quan trọng có liên quan để nêu rõ đề nghị của mình. Nếu đề nghị của bạn được chấp thuận ban hãy lên một chương trình phát thảo với các thời gian cụ thể. Bạn cũng có thể triển khai một số công việc có liên quan trước Vd: Ai sẽ tham gia vào sự kiện? khi nào ? ở đâu?).
- Hãy gởi chương trình phát thảo cho cơ quan đại diện Hoàng Gia Chính Phủ để họ xem xét. Phê duyệt có thể phải mất đến một vài tháng.
- Điều chỉnh chương trình nếu cần thiết gởi lại để được chấp thuận.
- Hoàng thiện chương trình và gởi cho cơ quan đại diện Hoàng Gia Chính Phủ. Nên dự phòng cho những thay đối bất ngờ.
- Nộp danh sách những người sẽ tham gia buổi đón tiếp: điều này phục vụ cho công tác an ninh và tóm tắt công việc.
- Liên hệ với cơ cảnh sát để sắp xếp việc bảo vệ an ninh cuối cùng.
- Ai sẽ đến thăm dự? hãy thu thập các chi tiết về đoàn người đến thăm cùng với nhân vật quan trọng.
- Trao tặng những gì? Ai sẽ tặng hoa ? Đã đặt hoa trước chưa? Nhân vật quan trọng đến thăm tổ chức bạn có sở thích gì đặt biệt không?
- Hãy thông báo cho giới truyền thông nếu họ chưa nắm được thông tin về chuyến viếng thăm. Chuẩn bị các bản thông cáo báo chí chuyển cho giới truyền thông
