Hướng dẫn cần thiết khi tiến hành tổ chức hội nghị

   1. Trước hết bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
   2. Tại sao lại tổ chức hội nghị?- Sẻ đạt được điều gì khi tổ chức hội nghị?
   3. Ai sẽ là diễn giả chủ chốt?- Có nhân vật nổi tiếng nào tham gia không?
   4. Ai là những khán giả dự hội nghị?- hội nghị dành cho ai?    5. Đây có phải là một sự kiện gây thanh thế - Hội nghi diễn ra ở trong nước hay nước ngoài? Có kém theo triển lãm không?
   6. Địa điểm tổ chức hội nghị ở đâu?- Khách sạn hay trung tâm hội nghị?
   7. Hội nghị có tốn kém nhiều không ?- Bao nhiêu là hợp lý?
   8. Hội nghị kéo dài bao lâu?- Một tuần, cuối tuần hay một ngày?
   9. Khi nào sẽ bắt đầu hội nghị?- Nó xảy ra với những sự kiện lớn khác không?

Hướng dẫn trong khâu lập kế hoạch hội nghị

• Địa điểm: Nên liên lạc đặt chỗ trước. Đừng quên cộng thêm thời gian cần thiết để diễn tập, lắp dựng và dỡ bỏ bục trình bày…

• Tiện nghi/ dịch vụ: Hệ thống âm thanh hình ảnh, các phương tiện truyền hình và phát thanh . Cần nhớ dự phòng sẵn sàng. Nên thử tất cả các thiết bị.

• Tiệc chiêu đãi sau hội nghị: liên hệ với người phụ trách. Lên thực đơn trước

• Chương trình sự kiện: Phát hành rộng rãi.

• Dẫn chương trình: Chú ý đến diên giả chính. Thu thập những bài phát biểu đã chuẩn bị.

• Tài liệu nghe nhìn: kiểm tra bản quyền và thiết bị.

• Huấn luyện và diễn tập: Người dẩn chương trình, diễn giả… Diễn tập những bài phát biểu.

• Bộ tài liệu hội nghị: Các ấn phẩm, tập tài liệu, lời phát biểu, hình ảnh…

• Thư mời và danh sách gởi thư: Sạn thảo một danh sách mới từ trước.viết thư, gởi thư theo dõi chặc chẽ.

• Chương trình: gởi bản đồ địa điểm hội nghị và những thông tin tổng quát về địa điểm đến các đại biểu.

• Chỗ ở: việc kiểm tra việc đặt chỗ/ các yêu cầu về chế độ ăn uống.

• Phương tiện di chuyển: Giải trí/ du lịch trong ngày/ các phương tiện đường sắt/ hàng không.

• Lắp dựng khu vực hội nghị: kiểm tra các thiết kế sân khấu , bố trí phóng hội nghị, chỗ ngồi…

• Dịch vụ dịch thuật: có thể cần thiết

• Bảo hiểm và an ninh: Đăng ký đại biểu, phú hiệu,bộ tài liệu, thời gian biểu, danh sách dại biểu, giấy bút, giấy ghi chú…

• Thuê thiết bị: thiết bị văn phòng, máy fax, điện thoại.

Trên đây là một số điểm chính cần ghi nhớ, nhưng danh sách này chưa phải là toàn bộ vì cũng có thể có những mục đặc biệt đối với từng loại sự kiện cụ thể mà bạn có thể thêm vào.
Hãy luôn nhớ lập danh sách để kiểm tra mọi thứ, nếu không bạn có thể quên điều rất quan trọng