Tầm quan trọng của ngân sách
Vị trí của ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng và là hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.
Yêu cầu của tiền lương ngân sách:
- Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được là có ngân sách hay không có.
- Nhà tổ chức sự kiện cần thu xếp đủ ngân sách thiếu hụt dể tổ chức sự kiện, như vậy sẽ dẫn tới tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường hết được.
- Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xách định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách .
- cuối cùng, nhà tổ chức sự kiện cần xác định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.
Dự toán sơ bộ ngân sách
Trước hết, nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến trước danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng chất lượng và chi phí. Cần có sự cố gắng dự liệu hàng hóa bắt buộc phải có thể lựa chọn bổ sung cho danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, Nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với tổ chức sự kiện bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.
Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tcsk thường có trong dự toán”
- Thư mời
- Chỗ ở
- Đi lại
- Thuê địa điểm tổ chức
- Diễn tập
- Thức ăn
- Đồ uống
- Trang trí nội thất
- Trang trí khác
- Âm nhạc
- Giải trí
- Dẫn chương trình
- Nghe nhìn
- Ánh sáng
- Sân khấu
- Phim ảnh
- Thiếp chỗ ngồi, thực đơn
- Quà tặng
- Bảo hiểm
- An ninh
- Chi phí nhân công
- Tiền điện
- Thực trạng thiết bị
- Vật liệu quảng cáo
- Thông tin liên lạc
- Dịch thuật
- Vận chuyển
- Hải quan
- Các chi phí khác
Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô… do đó mà danh mục hàng hóa , dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Nói cách khác, nhà tổ chức cần căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi sự kiện cụ thể để lựa chọn ra danh mục thích hợp cho nó.
Mục đích sự kiện
Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn cho phối hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức cũng phải lời những câu hỏi tổ chức sự kiện đó đạt mục đích gì? Nói cách khác, nhà tổ chức cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức sự kiện, những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, lại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó.
Ý nghĩa của mục tiêu: mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành công cao và uy tín cho đồi tượng mục tiêu đề cập đến, giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tương quan tâm.
Tính rõ ràng của mục tiêu: mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải ro ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật hiện tượng. Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện nếu làm ngược lại nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách rất có thể gánh chịu những hậu quả không mong muốn. Một trong những điều tối kỵ đối với người tổ chức sự kiện là không dùng sự kiện để làm bình phong che giấu mưu đồ riêng của mình.
Thứ bậc mục tiêu: một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ dể tập trung ưu tiên trong thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu mức độ phức tạp của mục tiêu gắng liền với quy mô ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu để tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích, quá nhiều mục tiêu thì mục đích tổ chức sự kiện không rõ không tập trung.
