Các sự kiện đặc biệt nhất thiết cứ phải là những gì to tát. Nó có thể là một cuộc triển lãm liên ngành, lễ cắt băng thông xe một con đường cao tốc, hoặc cũng có thể là một cuộc họp báo trước ngày khai trương triển lãm các bức tranh quý hiếm, tuy đối với mỗi sự kiện khác nhau , việc công bố đòi hỏi có những phương pháp khác nhau, nhưng nhìn chung có một số nguyên tắc cần phải áp dụng cho tất cả các trường hợp.
Cơ chế, trước hết bạn cần lên lịch làm việc vì tất cả các hoạt động cần phải ăn khớp nhịp nhàng với nhau.
Lịch làm việc cần ghi rõ ngày tháng cho lần công bố đầu tiên, có kèm theo giấy mời các khách quý và quảng cáo, tiếp theo phải lên danh sách các hoạt động đặc biệt và danh sách hòm thư liên lạc với các cơ quan báo chí.
Bạn cần tiến hành sớm các công việc kể trên, đồng thời vạch rõ kế hoạch cho việc soạn thư gửi đến các hãng thông tấn, thứ 3 là các chương trình quảng cáo cần phải chọn ra một chủ đề làm sao thống nhất trong tất cả các hoạt động từ quảng cáo đến việc công bố, các tiêu đề in trên giấy viết thư giấy mời, trên các pano áp phích…
Bộ tài liệu giới thiệu về các sự kiện cũng cần được chuẩn bị, và đây là việc cần chuẩn bị kỹ nhất trong tất cả các hoạt động quảng bá.
Ngày nay hầu hết các bộ tài liệu được thiết kế dưới dạng đĩa mềm và được những muốn viết bài về sự kiện, các bộ tài liệu cũng cần chuẩn bị để phát tại nơi diễn ra sự kiện.
Bởi vì cần phải phù hợp với các đối tượng làm chuyên môn, những người dân bình thường, đồng thời cũng phải đáp ứng các hình thức quảng bá như giấy in ấn, phát sóng…
Nên các bộ tài liệu phải thiết kế làm sao đáp ứng được yêu cầu sử dụng
Các bộ tài liệu cũng cần phải được điều chỉnh sao cho phù hợp với cách thức chuyển phát, ví dụ gửi qua bưu điện, bạn phải gửi kèm theo một lá thư giải thích tóm lược về sự kiện.
Dưới đây là những chi tiết cần thiết có trong bộ tài liệu
- Bản tin công ty
- Bản tin về sự kiện
- Tiểu sử và hình ảnh của các lãnh đạo
- Tiểu sử công ty, và lý do tổ chức sự kiện
- Chương trình làm việc
- Danh sách đầy đủ về những người tham dự
- Tóm lược nội dung sự kiện
- Một trang riêng thông tin về sự kiện hoặc về công ty
- Các logo, biểu tượng
- Thông tin về các tổ chức tài trợ
Một số công ty dịch vụ chuyền phát sẽ giúp bạn cung cấp chính xác các địa chỉ cần gửi và hỗ trợ việc chuyền phát chính xác kịp thời.
