Hãy xem xét kỹ những dịch vụ nào đã có và nhu cầu của sự kiện về những dịch vụ gì? Rất nhiều dịch vụ sự kiện cần và những khách tham dự hội nghị cũng cần. Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày thì nhu cầu cần nhiều loại dịch vụ được đặt ra đối với khách. Chẳng hạn như đánh giày, giặt là, thông tin liên lạc…
Các dịch vụ cung ứng
Hãy xem xét kỹ những dịch vụ nào đã có và nhu cầu của sự kiện về những dịch vụ gì? Rất nhiều dịch vụ sự kiện cần và những khách tham dự hội nghị cũng cần. Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày thì nhu cầu cần nhiều loại dịch vụ được đặt ra đối với khách. Chẳng hạn như đánh giày, giặt là, thông tin liên lạc…
Thiết bị lắp đặt cho dịch vụ hoạt động: Nhiều thiết bị hoạt động phục vụ dịch vụ sự kiện phải thuê, cùng với thiết bị là việc lắp đặt chúng như đèn quét, bảng điện tử, thảm đỏ, sân khấu, ánh sáng, các thiết bị nghe nhìn…
Những người đóng vai trò cung cấp chính đó càng biết trước về sự kiện của Nhà tổ chức thì họ càng đáp ứng nhu cầu của Nhà tổ chức tốt hơn và có thể đưa ra một số lời khuyên hữu ích dựa trên kinh nghiệm trước đây của họ.
Hãy quyết định vị trí bốc dỡ thiết bị tại nơi tổ chức sự kiện. Nhiều sự kiện cần tới lượng vật tư thiết bị phục vụ lớn, không những cần nơi bốc dỡ mà còn cần cả kho chứa nữa. Hãy duy trì kế hoạch, đảm bảo thiết bị được cung ứng theo tiến độ sẽ không gây ùn tắc và không cần kho bãi chứa.
Cần kiểm tra các thang máy chở hàng, kích thước của thang như thê nào? Các lối ra vào tòa nhà, chiều rộng của hành lang là bao nhiêu? Thiết bị máy móc có đi qua được không?...
Những yêu cầu về hệ thống điện: Hãy xác định trước nhu cầu về sử dụng điện của sự kiện. Hãy tính toán trước những gì cần phải cắm điện và ổ cắm được bố trí ở vị trí cụ thể nào nơi đến? Nơi đăng ký và khu vực chính của sự kiện. Ở đó điện có đủ mạnh không? Có cần máy phát điện không? Tại địa điểm tổ chức có thợ điện chưa và có cần thuê một thợ điện không? Cần chú ý điện áp ở nơi tổ chức sử dụng và các ổ cắm tương thích như thế nào?...
Cần xem xét trước và kiểm tra tỉ mỉ, không được đơn giản hóa mọi việc dù là nhỏ nhất.
Giấy phép lắp đặt: Những giấy phép gì cần cho việc giao hàng, lắp đặt, tháo dỡ đối với các nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện? Rất nhiều dịch vụ và các hoạt động lắp đặt phải có giấy phép mới được phép hoạt động. Chẳng hạn như thả bóng, thả diều…Việc chuyên chở các trang thiết bị đòi hỏi những loại xe chuyên dụng, bắt buộc phải có phép mới được hoạt động trong thành phố, nhất là giờ cao điểm.
Bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn là yếu tố quan trọng của sự kiện, giúp cho khách xác định địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng, khách sẽ chủ động đến với hoạt động sự kiện.
Những vấn đề xã hội có liên quan: Những quy định về an toàn, phòng chống cháy nổ. Những quy định thuộc nội dung này phải được áp dụng cả bên trong và bên ngoài tòa nhà. Cần căn cứ vào thực tế sự kiện để có quyết định phù hợp. Có thể bổ sung những giải pháp dự phòng khi có sự cố. Có những quy định nào của địa phương, khu vực ảnh hưởng tới hoạt động sự kiện. Chẳng hạn: Những quy định về khu vực, về độ ồn, về thời gian và những giới hạn khác.
