LỄ ĐÓN TIẾP KHÁCH QUAN
Tất cả buổi lễ đón tiếp khách quan đều cần đến một kế hoạch tổ chức cụ thể, tùy vào mục đích chuyến viếng thăm và địa chỉ của quan khách. Hãy thu nhập mọi chi tiết cần thiết để biến hoạt động thăm viếng trở thành một điểm sáng, một trong những vai trò chính của hoạt động PR, dù là để phục vụ cho khách hàng hay cho người của chính tổ chức nội bộ. Một chuyến viếng thăm thành công có thể gia tăng đáng kể uy tín và hình ảnh của tổ chức, bởi chính hoạt động này sẽ xác lập vị thế chắc chắn cho một tổ chức trong mắt công chúng, từ đó tạo sự nổi bật rõ rệt cho sản phẩm, hay dịch vụ của tổ chức đó. Thậm chí, danh tiếng của một tổ chức có thể tồn tại hay biến mất tùy vào sự thành bại của một chuyến viếng thăm.
Nếu khách danh dự là một nhân vật VIP, ví dụ như thành viên Hoàng gia, hay chính trị gia, hoặc một nhân vật thế lực, thì bạn lại càng phải cân nhắc đến nhiều yếu tố đặc biệt. Chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể hơn về vấn đề này bên dưới đây.
LỄ ĐÓN TIẾP KHÁCH VIP
Có hai đặc điểm nổi bật cần nhớ là tuân thủ chặt chẽ lịch trình và trong một số trường hợp cần thiết, phải chuẩn bị tốt các biện pháp an ninh. Ngoài ra, cũng cần tuân thủ một số nghi lễ đón tiếp cần thiết và thu xếp trước mọi việc như ai sẽ là người đón tiếp khách VIP; cách giới thiệu quan khách ra sao, trình tự trong các thủ tục đón tiếp sẽ diễn ra như thế nào…
Khách VIP nước ngoài
Khi buổi lễ có sự hiện diện của những vị khách trọng đại như đại sứ hay các nhân vật ngoại giao, việc phối hợp hoạt động chặc chẽ và lập kế hoạch trước thật cẩn thận là những yêu cầu không thể bỏ qua. Có thể bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ và nguồn thông tin từ các cơ quan chức năng địa phương, như cảnh sát và chính quyền sở tại trong khu vực thăm viếng, và lên kế hoạch chặc chẽ với họ đến từng chi tiết.
Đôi khi, hoạt động viếng thăm này chỉ là một phần trong chuyến du lịch dài ngày của khách VIP tại một số địa điểm và các vùng lân cận. Đừng quên thông báo cho các cơ quan chức năng liên quan để họ có thể gửi những thông tin cần thiết đến giới truyền thông nước ngoài.
LỄ ĐÓN TIẾP CÁC NHÂN VẬT HOÀNG GIA
Đối với hoạt động này, an ninh thường là vấn đề quan trọng nhất cần quan tâm đầu tiên, và trong sự kiện này sẽ có sự tham gia của nhiều cơ quan chính phủ cùng các tổ chức khác. Ví dụ nếu ở Anh sẽ có điện Buckingham hay Kensington, văn phòng và quan chức đại diện Hoàng gia tại địa phương, cảnh sát và các văn phòng cấp thị trưởng ở tòa thị chính. Có thể sẽ có những tổ chức khác cùng tham gia tổ chức đón tiếp.Vì vậy, bạn cần thảo luận trước và phân chia cụ thể phần việc của họ trong buổi đón tiếp.
Nguồn: www.tochucsukien.com
